（原）知识管理解决方案：您的企业需要了解的内容

还记得在学校考试的时候，你不得不回头看你做过的笔记吗？如果这些笔记是有组织的、分类的，并且以你以后可以理解的方式呈现，那会很有帮助。

如果你把笔记弄乱了，放在床底下，你以后会后悔的。或者，您可能在计算机上保存了笔记，但未能正确标记或意外删除它们。由于这些痛苦的经历，你学会了正确地归档你的笔记，这样你就可以在以后复习它们，甚至可能借给别人。

然而，许多企业仍然使用"床底下"归档系统，当涉及到他们的重要知识。他们没有适当的知识管理解决方案，宝贵的知识正在丢失。

但是，知识管理 （KM） 解决方案究竟是什么？

Swiftype说："知识管理软件是帮助识别、创建、分发和组织公司知识库的软件。

知识管理领域最初由彼得·德鲁克在20世纪50年代构思，但直到20世纪90年代才作为一门学科开始发展。 知识管理工具起源于企业，但现在任何企业都可以从知识管理解决方案中受益。

根据流程卓越网络，成功的企业是知识企业。这意味着，企业不是生产实物产品，而是通过将知识转化为竞争优势的能力来区分。输入知识管理解决方案。

管理信息很重要，因为"信息只会成为知道如何处理它的人手中的知识，"德鲁克说。大多数企业都淹没在数据中，我们迫切需要利用这些数据来发挥我们的优势。这种需求是紧迫的。

技术导向型公司可以通过使用更好的知识管理技术将成本降低 10% 左右。这些解决方案大致可分为知识库软件、维基和内部协作工具。

我们讨论不同类型的知识管理解决方案。

不用适当的知识管理解决方案来策划你的知识会浪费团队的时间，降低他们的士气。员工敬业度直线下降，因为员工觉得你不关心他们。这就是为什么你应该投资一个知识库解决方案。

知识管理最糟糕的解决方案是，当员工被迫寻找相关员工来查找他们需要的信息时。缺乏集中资源会减慢人们的速度，信息丢失，工作不断重复。

目前，员工每周花费近20% 的时间查找和收集信息，而此时他们本可以更高效地使用这段时间。

内部知识库是员工信息的集中存储库，也只供阅读。这意味着，一个由作家和编辑组成的专门团队会为潜在无限受众的利益而策划您的内容。您的软件配备了后端内容管理系统 （CMS） 和前端 UX 优化知识库网站。还有更多。

富士通研发副总裁基思？斯文森（KeithSwenson）表示："我们需要有一个放置信息并将其传达给他人的地方，而其中很多信息将是非结构化的信息。您使用您的知识库以易于浏览和搜索的格式向用户展示您的非结构化信息。

我们自己的知识库软件 Helpjuice已为各种规模的企业开发，他们希望加强知识管理工作。

Internal collaboration tools are a little different – they allow members of your team to share knowledge in real-time, working together using instant messaging, document sharing, video chat, project management, scheduling, and search.  

一些流行的内部协作工具的例子是微软共享点，松弛，或汇合。他们通常具有发布知识库的能力，但这不是他们的主要关注点。例如，Sharepoint 可能会被黑客攻击，为团队生成内部知识库，但发布内容或自定义内容并不容易。

内部协作工具可进一步分为包含解决方案的子分类，这些解决方案侧重于协作的一个专门方面。例如，Asana 是项目管理软件，而 Zoom 是视频聊天软件。

通过让每个团队成员更容易访问和可见协作流程，改善您的公司文化。但是，随着人们工作方式的改变，我们的协作需求也发生了变化。我们拥有丰富的沟通和无法有效地管理它。

远程团队尤其需要协作工具，而三分之二的公司现在都采用远程工作。无论是否偏远，每家公司都可以从更好的协作中获益。内部协作工具帮助我们从电子邮件转向更全面的协作体验。

Wikis 是允许任何用户发布或更新内容的软件类型。维基百科或堆栈溢出是维基的著名例子，维基百科在Mediewiki上运行。我们已经发布了另一篇关于维基对您业务价值的深度文章。

有时，这些解决方案可能是您公司的正确选择，但它们仍然需要大量的时间投资才能实现。如果您不分配大量资源来维护维基内容，它也会很快变得难以管理或过时。

对于一些已经拥有活跃和知识渊博的用户群的公司来说，维基和论坛可能是一个很好的知识管理解决方案。必须激励贡献者发布到您的 Wiki，如果您的员工已经认为自己忙于其他优先事项，则这种情况可能不会发生。

维基不是自我维持的知识储存库。也许知识库可以是一个更好的选择比维基，因为它是由专门的作家管理。

麦肯锡公司董事洛威尔·布莱恩（Lowell L. Bryan）表示："事实是，真正的价值来自管理知识，而更多地来自知识的创造和交流。

拥有内部知识库或其他 KM 解决方案有很多好处。我们将在这里只进入其中的几个。

首先，它们可用于防止贵公司丢失有价值的信息。如果您捕获公司的知识以供将来参考，则仅从员工头脑中删除该知识。可搜索的内容记录可将员工查找信息的时间减少 35%。

更好地掌握您的知识会导致问题更少、员工工作效率更高、利润更高。

其次，您可以创造竞争优势，因为知识的成功应用预示着一家成功公司处于发达经济中。企业可以区别于他们独特的知识储备，而不是在产品或价格上进行竞争。

第三，员工敬业度是许多企业都在努力提高的领域。当员工缺乏正确完成工作的能力，并感到公司没有投资于他们的发展时，他们就会脱离接触。

能够夸耀高度敬业的员工的企业利润要高21%。使用知识管理解决方案来鼓舞员工士气，降低员工离职的可能性，并带走宝贵的知识。

正如我们前面提到的，知识管理解决方案帮助团队更好地相互协作。当您的许多员工可能在异地工作时，无论是远程受雇于自由职业者，还是合同工，随时获取准确知识变得更加重要。

一些公司可能很难看到投资回报率来管理他们的知识，但"对于公司及其员工来说，知识就是力量——和利润，"洛威尔·布莱恩再次说。我们提到的解决方案代表了您业务的更多利润。

但请记住-不同的知识管理解决方案已经开发出不同的目的。知识库可帮助您共享来自相对集中的资源的重要信息（尽管您可能拥有多个）。内部协作工具使您的员工能够实时分享他们的知识，并回顾他们未来的协作历史记录。维基是众包的协作信息存储库。

您的企业可能会从使用各种知识管理解决方案中获益。你应该混合和匹配，以找到最好的组合。值得根据您的独特情况定制您的软件解决方案，甚至考虑各个团队的独特需求。