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怎样通过管理知识库使业务收益
如果不清理和打扫，即使最有价值，设计最好的家也会变成一个烂摊子。知识库也是一样。虽然系统为您提供了存储、共享和管理公司知识功能，但如果您想要获得最佳体验，你就需要维护知识库。
一个强大的搜索功能可以节省你很多时间！但是我们也希望检索到的信息是更新的、有效的。所以，让我们帮助您整理和清洁您的知识库。下面是可以做的事情来使您的团队能够更高效地工作。
一、什么是知识库？
知识库是一个可以存储、共享和维护信息集中式枢纽。
那么，知识库软件和知识管理计划如何相辅相成呢？
- 存储。这些信息不会孤立在某人的 USB 记忆棒上，或者隐藏在无休止的电子邮件中。知识库可以轻松地获得这些信息-特别是当你的知识库有强大搜索功能。
- 共享。您可以管理访问，控制谁有权访问特定文档。只需点击几下，您就会快速共享文档，并且始终是最新版本。
- 维护。当您在电子邮件线程中搜索报告时，很容易意外地选择错误的文件。通过使用知识库，您可以及时更新信息。
二、管理知识库的好处
定期保持知识库可以带来的好处有：
- 降低清除过时信息时出错的风险
- 提供易于理解的信息，为客户和客户服务节省了时间。
- 创建基于分析和反馈的新文档，减少不必要的工作。
- 创建的数据库可以满足用户的需求，提高客户满意度。
三、管理知识库的方法
让我们来看看一些最有用的方法，以创建和维护一个知识库。
1、选择正确的软件
开源还是SaaS？开源具有免费的优势。您还可以根据需要继续开发和自定义它们。
但是，如果您在开发和定制程序花费了大量成本，开源的“免费优势”就会变得很昂贵。为顾客服务的可能性也微乎其微。
这使得SaaS选项成为一个更可靠的替代方案
2、为您的知识库选择正确的设计
无论您是从头开始建立知识库，还是在改进知识库，您都需要考虑两件事：内容层次和界面。
1）内容层次结构
您的内容层次结构是向读者介绍信息的方式。它是否容易浏览和理解？如果客户从 Google 搜索中找到了知识库文章，他们是否知道如何进一步浏览？
让我们来看看Baklib的知识库，看看他们如何管理层次结构：
客户可以使用搜索框寻找想要的信息。但是，为了进一步帮助读者，Baklib 提供了 “指南”和“帮助中心”。这样，客户可以轻松地找到解决问题的方法，进而找到需要的信息。
您还可以通过添加相关内容的链接来优化读者的浏览体验——想想他们可能需要的信息？
2）优化外观
一旦你有了正确的结构，是时候修饰外观了。.
Baklib的帮助中心有一个显眼的搜索框和热门文章推荐，外观与公司品牌的风格一致，清晰的结构划分让顾客更容易找到需要的信息，提高客户满意度。
3）分配用户权限
管理访问是确保您的知识库安全且仅与合适的人员共享的关键。
如果您正在创建外部知识库，那么您可能希望允许每个人都能访问它。另一方面，如果您要创建内部知识库，您需要根据团队、角色或管理级别管理访问权限。
4）衡量文章的有效性
有许多收集信息的方法可以衡量你的知识库内容是否有效。对于您的内部知识库，您可以直接向团队成员征求反馈。
他们是否在使用知识库进行客户服务？然后与您的客服中心核实，并找出他们经常遇到的问题。这些问题是否得到很好的解答？客户在知识库中有何反馈？
但是，在衡量文章的有效性的时候，有一件事很重要：知识库分析。问问自己：
- 最受欢迎的是什么文章？
- 哪些文章得分低？
- 哪些文章没有被阅读？为什么——它们不被人需要，或者很难找到吗？
- 用户在哪些文章上花费了最多的时间？这些数据清楚吗？
5）添加和改进知识库的内容
您是否正在使用知识库与员工或客户共享文章和信息？然后，您需要做一些事情改进客户的体验。
添加其他知识库文章
您的客服人员会一次又一次地收到哪些问题？员工经常回答哪些问题？向知识库添加这些新的文章。
改进知识库内容-和用户体验
您的文档越有帮助，客户和员工就越容易解决他们的问题。通过：
- 编辑清晰文本
- 添加截图、照片或插图
- 包括视频或 GIF
- 链接到其他相关文章
删除过时信息
是否有一些信息过时？更新或完全删除它。专业提示：如果您正在提取一篇文章，请记住更新指向它的任何链接。
总结
您需要做一些维护工作来保证知识库的高效，帮助员工和客户找到所需的信息
然而，最佳的方式还是选择强大且值得信赖的知识库软件。这样做，你会得到一个简化了维护程序的系统。
Baklib 是一个很好的选择：
- 干净的界面模板，可以轻松创建有用的内容层次结构，引导读者阅读正确的内容。
- 方便的编辑功能，便于链接相关文章、添加图形和视频或更新。
- 强大的搜索功能，可帮助客户快速找到正确的信息。