10 最佳帮助编写软件和工具

2021-07-05 24

哪个帮助编写工具最适合您？下面是生产和重复使用支持文档的最常用工具的比较。

 (helpjuice.com)https://helpjuice.com/blog/help-authoring-tools
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您已经知道客户服务至关重要，但您是否知道 55% 的客户声称，轻松获取信息和支持可以让他们爱上你的品牌？
但是，出色的客户服务可能会变得昂贵。因此，为客户提供自助门户听起来就像梦想成真：
  • 您的客户在全天候立即获得帮助时感到满意
  • 您可以提供标准化、理想的服务体验
  • 您在客户服务上省钱，因为消息和呼叫较少
美国运通的客户服务晴雨表甚至显示，63% 的客户更喜欢使用自动自助服务（如网站或移动应用程序）来解决问题。
但是这其中存在什么问题吗？Zendesk的一项研究显示，40% 的客户在尝试通过自助门户解决问题后联系了呼叫中心，但运气不佳。
原因之一是自助服务可能难以导航，尤其是当客户具有不同的体验级别时。不太精通技术的用户会被行话搞糊涂，而 IT 专业人士一看到带有插图的分步说明就叹息。
构建、维护和改进自助式服务平台并非易事，该平台可以帮助客户根据自己的需求导航到正确的信息级别并解决问题。幸运的是，有一个方便的解决方案：帮助编写软件。
在这篇文章中，我们将讨论：

什么是帮助编写软件？

帮助编写软件或帮助授权工具 （HAT） 是一种内容开发工具，允许您创建、管理和分发支持文档。您经常会将其视为公司网站上的常见问题解答部分或支持文档部分。
帮助编写工具的范围从具有简单功能的基本版本到在粒度级别上管理信息的高级组件内容管理系统 （CCMS）。大多数企业在两者之间的某个解决方案中都会做得很好。
从任何帮助编写工具中可以期望的一些基本功能包括：
  • 添加源文本，您可以编译成不同的格式，称为单源编写
  • 进出口帮助文件
  • 编辑文本、代码或数据
  • 管理索引、内容表或图像
  • 添加多个作者以协作相同的文本
  • 自定义界面，使其适合您的品牌
一些工具提供更高级的功能，如自定义、增强的安全功能和分析工具。许多工具提供"你看到的就是你得到的"视图（WYSIWYG），这便于查看任何更改的影响。其他是更强大的基于 XML 的创作工具，这些工具需要用户提供更多的技术体验，但可以适应要求更高的流程。

为什么要使用帮助编写软件？

使用帮助编写工具有几个优点。您可以：
  1. 通过单一来源和基于主题的创作来节省时间。编写一次文本，然后从同一源将其编译为不同的格式。易写，易编辑，易更新。
  2. 在文档上进行协作。让团队在一份文档中一起编写、评论和编辑，以获得尽可能最好的客户服务材料。不再浪费时间搜索最新的文档版本或尝试将分散的评论收集到一个文档中。
  3. 多语言。以多种语言为客户提供服务会很快成为头痛的问题。正确的帮助编写工具使您轻松切换到正确的语言 - 无论是对于您的团队还是为您的客户。
  4. 跳过过多的编码。无需从头开始构建和维护平台——相反，使用已经具备所有您需要的功能的工具。
  5. 提高您的搜索引擎优化。您的客户可能会在访问您的网站之前求助于谷歌。我们都知道 Google 如何喜欢结构良好、相互关联、关键字丰富的内容，因此您的帮助文档将排名靠前。帮助编写软件可帮助您建立包含内容索引或表的内容、链接相关内容和扩展热门主题的内容层次结构。
下面是一个帮助编写工具比较，使您更容易找到合适的：

10 个最佳帮助编写软件解决方案

现在，您可能想知道编写工具的最佳帮助是什么。因此，让我们通过一些顶级选项，包括：
  1. Baklib
  2. Adobe RoboHelp
  3. Madcap Flare
  4. HelpNDoc
  5. Paligo
  6. HelpSmith
  7. Dr.Explain
  8. ClickHelp
  9. Help+Manual
  10. Confluence

Baklib

最适合：好吧，让我们直在这里-Baklib是不同于许多其他工具在这个列表中，因为它是这么多不仅仅是一个帮助创作工具。
当然，您可以在短时间内设置一个可搜索的、完全定制的客户服务门户。从常见问题和故障排除到培训计划和产品手册-我们已覆盖您（和您的客户）。但这只是表面的可能性。
Baklib 是一个强大的知识库，您可以用它来创建、存储和分享任何知识。加入新员工？向选定的一组员工分享最新的销售数据？将最新的政策更改发送给每个人？没问题——Baklib意味着您可以准确控制谁可以访问哪些信息。
所有这一切使得Baklib 非常适合那些想要一把强大的瑞士军刀来管理所有知识的公司，而不必支付、学习和尝试集成几个不同的软件程序。
亮点：
  • 类似谷歌的搜索帮助客户快速找到正确的答案
  • 交互式问题引导客户选择量身定制的解决方案，例如，基于产品模型或软件版本。
  • 高级分析有助于您识别客户最喜欢的主题
  • 自定义该工具以完全满足您的需求（Baklib的服务团队很乐意为您完成）

Adobe RoboHelp

最适合： RoboHelp 的模板功能使其对于希望为其帮助文档创建响应式网站的团队特别有用。例如，自动生成的代码允许您轻松发布响应式移动应用，以帮助引导客户找到正确的解决方案。您可以期待大量的自定义选项和功能，这给这个工具一点学习曲线。
界面极简，允许您在作者、代码和预览之间切换视图。方便的功能包括自动完成搜索建议，这使得您的用户更容易找到正确的答案。
亮点：
  • 实时CSS视图，以便您可以在执行更改时看到更改
  • 导入并使用图形中的可扩展矢量
  • 全球风格管理控制，外观连贯
  • 单击移动应用生成
  • 项目管理工具，方便帮助内容概述

Madcap Flare

最适合：MadCap 提供一套用于文档和内容创建的工具，以及用于交互式视频、语言翻译和屏幕捕获的专用工具。这使得 Madcaps 编写工具 Flare 非常适合喜欢使用一个提供商工具而不是多个提供商工具的企业。
Flare 响应式布局编辑器可轻松控制跨设备的内容布局，而无需编码。您还可以期待丰富的格式选项来定制您的材料的外观和感觉，以适应您的品牌。虽然该工具确实帮助您看起来时尚，但它也具有基于主题的创作和项目分析工具，以帮助您识别问题，如断开的链接，重复样式表，和破碎的图像链接。
亮点：
  • 具有拖放工作流的内容导入
  • 组织项目内容相关项目的内容浏览器工具
  • XML 和文本编辑器均实时具有拆分视图
  • 用于喂养聊天机器人的微调创作
  • 具有私有化输出的受密码保护的用户访问

HelpNDoc

最适合： HelpNDocs 可能不如 Adobe RoboHelp 或 Madcap Flare 等工具先进，但其简单、类似 Windows 的界面即使对于技术较差的用户来说也变得平易近人。它具有一个WYSIWYG编辑器，它可以立即让你看到你的变化。
模板库可以加快内容创建速度。完成后，HelpNDoc 将包含一个简单的功能，用于将内容导出到各种格式，如 PDF、EPUB、CHM 或 HTML。
亮点：
  • 项目范围的媒体库
  • 高级内容表编辑器
  • 与脚本编辑器的重复任务的自动化
  • 基于 HTML5 的网站或在线帮助文档
  • 自动检查文档中已损坏或拼写错误的链接

Paligo

最适合： 基于云的Paligo品牌本身作为一个沉重的RoboHelp和Madcap竞争对手.它是一个完整的组件内容管理系统 （CCMS），使用 XML。Paligo 对于需要管理复杂技术文档的技术编写者特别有用。尽管具有高级功能，您仍然可以通过干净的界面提供清晰、吸引人的概述：
Paligo 不仅在 HTML 和 PDF 等渠道中生成内容，还与广泛的和售后服务工具（如 Zendesk、Freshdesk 和销售团队）集成。
亮点：
  • XML 和基于主题的创作
  • 授权、版本和内容管理功能
  • 基于主题的内容再利用
  • 用于审查草稿、翻译和评论的工作流工具
  • 将内容单一来源纳入销售队伍

HelpSmith

最适合： HelpSmith 特别适合那些想要一个易于使用的工具，产生简单的帮助网页和文档。可自定义的 Web 布局和文档模板可确保您不需要过于精通技术即可生成帮助文档。如果您正在寻找一个先进的技术写作工具，这可能不适合你。
用于媒体的单一媒体存储库（如图像和视频）便于在几个不同的项目中使用文件。您还可以合并用于翻译或引进技术编写器的项目。
亮点：
  • 单一来源作者为 CHM、PDF、EPUB 和 DOC
  • 内置处理器，具有拼写检查器和多语言支持
  • 从文件类型（如 RTF、HTML 和 CHM）导入内容可帮助文件
  • 用于简单教程图像的屏幕截图工具
  • 为有条件文档编译构建标记功能

Dr.Explain

最适合： Dr.Explain对于需要一个价格便宜的解决方案的软件开发公司很有用，无论是自由职业者、工作室还是大公司。对于那些需要为他们的软件解释和创建帮助文档的人来说，Dr.Explain可能是一个很好的选择。
您是否拥有跨国团队或客户群？那么，你可能会对这款帮助编写软件可能感兴趣。Dr.Explain的多语种界面有九种不同的语言。它还支持各种字体面，包括 Unicode，因此可以创建以帮助文档，例如阿拉伯语或中文。
亮点：
  • 用于导出到 HTML、CHM、RTF 和 PDF 等格式的键盘快捷方式
  • 用于捕获和注释网页的高级屏幕捕获
  • 编辑并发布到云平台，只需点击两下，即可 Tiwri.com
  • 从任何编程语言（包括 C、C++、视觉基础等）收集帮助文件
  • 基于软件界面的自动主题草稿

ClickHelp

最适合： ClickHelp 是为需要强大帮助编写软件但又希望其操作性低的团队。此云托管解决方案为丰富的主题内容（如测验、视频和调查表格）提供服务。除了单一来源的创作，您还可以在不同的项目中重复使用内容。
一个方便的功能是为不同的用户标记内容的条件性内容能力，这意味着您可以为开发人员保存更高级的帮助内容。ClickHelp 客户可以期望将他们的帮助文档作为门户导出，或导入大量文件类型，如 CHM、PDF、RTF 或 EPUB。
亮点：
  • 显示您所作更改的影响的 WYSIWYG 视图
  • 有用的导航元素，如面包屑，"另见"链接和小表的内容
  • 用于审查内容的最小化工作流程系统
  • 自动文档锁定可防止您在团队协作时丢失更改
  • SEO 功能，可帮助支持内容在搜索引擎中排名

Help+Manual

最适合： Help+手动不是此列表中最强大的工具，但它的便捷性吸引了许多轻量级和偶尔使用的用户。它甚至提供"浮动许可证"，这意味着您可以在偶尔的投稿人之间共享许可证。该工具还具有方便的外部内容创建和内容审查工具。
版本控制系统允许离线工作或远程编辑。系统在添加主题时会检查它们，然后将其重新添加，并在完成编辑后将其与上一个版本进行比较。
亮点：
  • WYSIWYG 编辑器和界面类似于微软办公室
  • 连接到 ICan 本地化翻译服务的翻译工具
  • 版本控制系统使离线工作成为可能
  • 模板和皮肤营造出连贯的外观
  • 用于屏幕捕获、QR 代码生成和图形编辑的工具

Confluence

最适合：Confluence是为共享您的公共和内部技术文档而构建的。它是Atlassian的一部分，与Atlassian的工具（如Jira and Trello）很好地集成在一起。您还可以选择购买第三方应用程序和自定义主题以获得额外功能。Confluence对于想要与其他工具很好地集成的解决方案的团队尤其有吸引力。
根据您的需求，您可以自行选择托管软件或选择基于云的解决方案。虽然Confluence是一个可靠的选项，但它对于寻找简单帮助编写工具的小型团队来说可能太先进了。
亮点：
  • 与@-mentions和在线评论的实时协作
  • 可自定义、外观干净的模板
  • 导入和导出格式，如Word、PDF 和 HTML
  • 高级安全功能、数据加密和隐私合规性功能
  • 用户可以获得个人工作空间，可以按自己的意愿组织

如何创建软件帮助文档

一旦您选择了正确的帮助编写软件，那么如何创建有用、有吸引力的帮助文档？以下是需要记住的几件事：
  • 确定目的。客户在阅读文档时需要的头号目的是什么？它应该逐步解决常见的客户问题、解释功能还是培训客户使用产品？
  • 结构清晰。您的客户需要什么顺序的信息？简短的介绍，然后是分步说明，可以作为一个有用的模板。链接对哪些其他页面有用？
  • 简洁的文本结构。拆开长段落并添加子标题，以便更容易扫描帮助文档。也许您需要为长期支持文档添加内容表？
  • 贴心的服务。添加图像、信息图、视频或其他媒体，以创造丰富的客户体验。精心挑选的屏幕截图可能是接听其他支持电话或帮助客户自己解决问题之间的区别。
  • 培养品牌。首先，自定义帮助文件以符合您的整体样式指南。然后，您可以关注如何传达品牌个性。帮助手册不必无聊。您是否找到了完美的 GIF 来说明（并同情）客户的挫折感？如果这是你的风格，包括它！
  • 继续推销自己。请注意马克·贝克的"每一页都是第一页"的概念。是的，你可以解决一个技术问题。但该页面仍可能是潜在客户看到的第一页，并作为着陆页运行。您如何介绍您的业务并传达成为客户的好处？
现在，当您了解制作有用的服务文档所需的时间时，让我们帮助您选择正确的编写解决方案。

哪个帮助编写解决方案适合您的业务？

不仅要考虑您需要从帮助编写工具中获得什么，还要考虑您的企业的总体需求。您不想冒险选择一个工具，事实证明，它太基本，不会与你未来的计划规模。同时，您不希望系统陷入您不需要的功能。
许多帮助编写解决方案都集中在一件事上：客户服务。然而，Baklib提供了一个强大的知识库，可以做更多的工作——它是一个完整的知识管理解决方案。
是的，它非常适合客户服务，但你也可以用它来为员工入职，合作演示，或分享最新的销售数字-所有在一个工具。
为了确保它击中正确的位置，Baklib的团队甚至会为您自定义它，而无需任何额外的成本。免费试用我们14天。