如果您正在阅读本文，您可能正在寻求关于如何为您的业务编写标准操作规程的指导，以确保更好的流程传达给您的团队并遵循这些流程。
为什么SOP很重要
SOP必须明确传达您的业务流程，以标准化运营方式确保盈利能力、质量和效率。这些手册也可以用于其他目的——强加一套规则，定义角色和关系，防止关键人员的流失，提高合规性等。他们最重要的职能是确保您的员工做对事情。手册应该描述如何在明确定义的步骤中做事，您需要为每个流程创建一个SOP。
标准操作程序怎么写
第1步：决定如何格式化您的SOP
在展示标准操作程序时，您可以从各种结构和格式中进行选择。大公司可能希望遵守国际标准ISO 9000或类似的准则。
写一个好的标准操作程序不需要遵循国际规则。您可以编写具有以下结构的 SOP：
- 简介
- 摘要
- 详细信息
- 概览
- 相关清单
您选择的格式受许多变量影响——作为一家大公司，您需要遵守公司内部政策和标准化的SOP。相比之下，作为一名独资创业者，你可能会倾向于更简单的演示文稿。
这里有三种主要格式可供选择：
一个简单的清单——概述所有涉及的任务，使其看起来像一个待办事项列表。这种方法对不需要详细说明的小团队有优势。这种方法意味着您可以快速构建SOP，您的员工可以在执行新任务时这样做。
一个复杂的线性清单——这是前一个选项的扩展版本。您的清单应包含尽可能多的流程细节。单个任务可能需要进一步任务的子清单来扩展流程。目标是建立一个清晰的过程，任何人都可以接管并执行任务。
流程图-使用流程图来可视化您的标准操作程序，以及所有部分如何结合在一起形成整体。
第二步：将相关利益相关者聚集在一起
SOP不应该在空白中创建。如果您创建它们是为了记录特定的工作流程、任务和流程，那么您应该与已经负责执行这些工作的人进行清晰的沟通。如果您管理一个团队已经每天致力于您想要记录的任务，您应该从他们那里了解最佳做法，并将其纳入您的SOP。协作创建流程不仅会带来更多的专业知识、便利工作审查，而且关注您SOP的人也会对它们有更大的主人翁感。
第三步：发现你的目的
在创建标准操作程序时，请考虑您想要实现什么。如果它们是全新的，那么您正在尝试构建功能系统。如果您希望它们正常运行，那么您需要确保流程的优先级与业务优先级一致。如果您的SOP正在记录现有的工作流程，那么您需要考虑您的痛点是什么。如果您现有的流程让您失望，那么您需要弄清楚您可以做些什么来更改它们。目前的系统可能太慢，或者生产的产品质量不够高。您需要创建所涉及的任务的详细流程细目，并确保每次完成任务时都符合标准。
第四步：识别SOP的结构
在大公司，您的标准操作程序将构建为正式报告，包括标题和相关参考材料的封面，然后是章节列表和流程本身。在一家小公司，你的SOP可能不那么正式。确定一个常用结构，并在所有SOP中遵循它。
以下是事例结构：
- 格式严谨的叙述
- 每个项目符号或编号列表
- 表格
- 分步照片
- 分步图形
- 流程图
- 单页图形
- 核对表
一线工作人员可能更喜欢由照片和图形组成的分步列表，以便快速参考，而法务和管理层可能更喜欢详细、格式清晰的文本页面。
第五步：确定程序范围
如果您正在为产品团队的工作制定一套标准操作程序，您应该专注于它们及其需求。您需要了解在哪里划线，以防止您误入其他团队或部门的职权范围。
一个工作流程实际上可能涉及多个团队，您应该从一开始就知道情况是否如此。明确定义工作范围，否则您将最终出现范围蠕变。
弄清楚你正在处理什么——什么行动定义了过程的开始？什么动作标志着过程的结束？定义您的范围对于创建成功的SOP至关重要。
第六步：使用一致的风格
值得再次说的是，如果你在一家大公司工作，你的肥皂会比你三人的创业团队更正式。您是否将使用专业正式语言取决于您的设置。
无论您为哪家公司工作，以下提示都适用：
从动作命令开始——总是在任务语句的开头使用动词。这种语言清楚地传达了你必须做什么，并对你的听众有影响。简明扼要——在SOP手册中努力不偏离主题。确保你的写作清晰，只传递最基本的信息。使其可扫描——不要让你的读者筛选文本段落，以找到他们在SOP中需要什么。首先包括可操作的部分，然后进行解释。使用标题来分解文本。
第7步：制定过程中的必要步骤
这是您努力布局SOP的步骤。从头到尾完成这个过程，记录过程中的每个步骤。征求整个团队的投入和讨论，并记录建议的额外步骤。
一旦您掌握了过程的骨架，请检查您记录的每个任务，并确定是否需要任何子任务。程序中是否有任何步骤需要进一步解释？在子任务中标注出来。
第8步：评估流程中的潜在问题
一旦你写下了你的流程，是时候找出哪里可能会出错了。执行SOP时哪里可能发生故障？如果您正在使用SOP记录制造流程，您可以运行计算，以查看您的SOP是否正常工作。也许您的流程导致生产产出高，但在分销方面存在问题？每个业务都不同，问题可能会以独特的方式发生。
第9步：测试您的SOP
现在你完成了SOP，是时候看看它在实践中是否真的有效了。让真正遵循你指示的人测试他们，并找到过程中的任何错误。
我们将看一个销售示例——例如，您有一个由10人组成的团队，并设置了3人来遵循新程序。对新SOP的这种控制测试将允许您收集有关新型号和现有型号性能的比较数据。
如果新业务流程比前一个流程更好，那么您可以立即实施它。
第10步：向世界启动您的SOP
您的SOP现已准备好在您的业务中最终确定和实施。如果您从头到尾遵循了这些说明，那么您的SOP保证可以改进您的操作。
一旦您的标准操作程序完成，您需要将新手册传达给您的团队，并确保它们得到遵循。
创建并实施推出计划，并告知员工SOP正在发生变化。举办启动活动和培训，向您的员工介绍新的SOP。
最后
在向整个公司推出SOP之前，花点时间研究和测试它们。协作创建您的SOP，以便充分利用员工对流程的掌握和洞察力。
请记住让您的SOP保持最新状态，使它们成为您企业运营的唯一真实来源。不断推广您的SOP，作为员工应遵循的程序，并听取反馈以帮助改进它们。