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正如老话说的，在任何规模的企业或组织中，都有大量的移动部件。
通常，一个富有成效、成功的企业和一个不太成功的企业之间的区别在于，这些无数的"部分"是否相互协调。这可能是微调机器和经常发生故障的机器之间的区别，并最终崩溃。
要使您的组织像这样一台经过微调的机器（为了避免在接缝处崩溃），您的团队成员需要随时站在同一页上——无论是字面还是比喻上。
这是标准操作程序或SOP发挥作用的地方。
在本文中，我们将更深入地介绍：
什么是 SOP？
标准操作程序 （SOP） 是一份文档，它提供了关于组织内团队和成员必须如何完成某些流程的明确指示和说明。
请注意，SOP 文档比简单的程序性文档涉及的要多得多。主要区别在于，程序性文件旨在提供有关进程的高层概述，而SIP则"实地"解释需要做些什么来确保特定进程按计划进行。
（即，以流程为中心的文档通常会解释组织将从"点 A"转到"点 B"，而随附的 SOP 将描述组织为到达"B 点"而将要完成的所有工作。
标准操作程序类型
虽然公司可以自由地以最适合其团队的格式开发其内部 SOP 文档，但大多数组织可从以下格式之一中进行选择。
分步格式
在某些情况下，在完成流程时，可能足以创建一个简单的编号或项目符号步骤列表。
只有在有关过程简单明了的情况下，才能使用这种格式，而且在绝大多数情况下，可以毫无故障地完成。
分步格式可能足够的过程包括：
- 设置和清理说明
- 数字登录序列
- 正确安全使用设备的说明
分层格式
SOP 的分层格式借鉴了上述格式，因为它涉及列出要完成的过程的步骤。
但是，在必要时，分层 SOP 在每一步内提供其他详细信息。虽然纯分步 SOP 将列出步骤 1、2、3 等，但分层 SOP 可能包括步骤 1a 和 1b：2a，2b，2c：3a， 3b.
当可能需要更多指令以充分完成给定任务时，使用分层格式。例如，如果步骤 1 要求团队成员登录其帐户，步骤 1a 可能会指示个人输入其用户名，步骤 1b 指示他们输入密码。
流程图格式
流程图最好用于说明 SOP，因为在整个过程中的某些时间点都可能出现多个结果。
在这种情况下，一步的结果将影响团队处理后续每个步骤的方式。
例如，查看以下工作流程：
请注意，在此示例中，必须多次就如何进行作出决定。基本上，后续的每一步都取决于前一步的结果——如果出现对比的结果，遵循某些路径根本不合逻辑。
为什么标准操作程序很重要？
虽然我们从讨论开始就暗示了这一点，但让我们明确一点：
标准操作流程文档非常重要，因为它允许组织将其流程系统化，使所有团队成员和其他利益相关者随时保持在同一页上，并以独特、有凝聚力的方式向前推进。
也许说明开发 SOP 文档重要性的最佳方式是考虑不这样做的负面影响。基本上，这留给机会太多：不能保证始终遵循最佳实践，不能保证所有团队成员都保持一致，也不能保证组织将继续以积极和有效的方式运作。
让我们花点时间深入了解创建 SOP 文档可以为您的组织做些什么。
确保遵守最佳实践
随着 SOP 的到位，遵守有关所有组织流程的最佳实践不仅仅是一项建议，而且是一项任务。
（值得注意的是，所涉流程的整个利益相关者团队应定义"最佳实践"。在将来自所有部门和等级的团队成员参与 SOP 开发过程中，您可以确信您的团队始终以公司的最佳利益行事。更多关于这一点在位。
关键是，创建 SOP 不仅为您的团队提供了一个"真正的北方"，而且还提供了一张清晰绘制的地图来指导他们前进的道路。这提高了在特定情况下取得积极结果的机会，同时也最大限度地减少在整个过程中遇到任何障碍的机会。
很简单：开发 SOP 可确保您的团队了解执行特定任务的最有效和最有效的方法。这意味着无论手头的任务如何，您都将花费更少的资源来体验最佳结果。
确保一致性
正如我们所说，开发 SOP 可以更好地使您的组织能够像微调的机器一样运行。
运行"像机器一样"的很大一部分是一致性。遵循SP可以确保您的团队始终知道正确的道路，并在必要时始终走这条路。
简单地说：SOP 使决策和流程在任何时候都更自动地为您的团队。
启用适当的登机和培训
在明确定义组织内的标准操作程序时，您天生就更容易在某些情况下对团队成员进行最佳实践培训。
由于创建 SOP 的目标之一是在偶然情况下不遗余力，您将更好地了解这些潜在情况是什么，从而更好地培训员工如何驾驭这些情况。
（相比之下，由于没有明确定义的 SOP，您可能会让团队在遇到某些挑战时不知情且毫无准备地应对这些挑战。
保持组织知识
为了争论，假设您的团队已经知道如何处理任何出现的情况，并且始终能够有效和高效地处理这些情况。
在这种情况下，似乎记录您的团队已经知道的一切将是浪费时间、金钱和其他资源。毕竟，每个人都知道该怎么做，那么为什么要花时间写下他们已经知道的一切呢？
但问题是，你的团队不会永远完好无损。员工会退休，辞职，升职，休假 。。。 。。。名单还在继续当这种情况发生时，您需要知道，他们为组织带来的知识和专业知识将留在组织内。
在记录您的SP时，您将确保此信息保留在您的公司内——允许新团队成员在旧团队离开的地方正确获取。
制定标准操作程序的挑战是什么？
虽然在组织内发展 SOP 有很多好处，但这样做也会带来相当一部分挑战。
分区发展
你发展SIP应该是一个"全副武装"的事情是有原因的：
基本上，如果只涉及某些利益相关者，您将冒您的 SOP 以某种方式丢失标记的风险。
例如，如果 SOP 仅由 C 级高管创建，则它可能更关注要实现的目标，而不是实现目标所需的流程。这可能导致基层团队遇到高管们可能没有预料到的各种障碍，这意味着相关 SOP 实际上与特定情况下的"最佳实践"不一致。
另一方面，如果完全由管理人员创建，SOP 可能不会考虑 C 级目标，例如最大限度地减少资源消耗和改善底线。在这种情况下，您可能让现场团队以看似高效的方式完成任务，但这并没有真正为整个业务做那么多工作。
也就是说，发展SP的过程需要让所有利益相关者随时参与进来。这将确保正在开发的流程符合公司的最佳利益。
信息可访问性、可视性和集中性问题
即使在制定标准操作程序后，您也需要确保所有利益相关者能够在必要时访问和参与相关文档。
如果没有这种可访问性和可见性，SOP 很容易落入后燃烧器——导致团队成员回到"旧式做事方式"。显然，这首先违背了发展SOB的目的。
此外，您的不同团队成员可以访问的 SOP 文档必须是完全相同的文档。确保这一点的最有效方法是将文档保存在所有利益相关者都可以访问的集中数据库中。这样，您可以保证所有团队成员随时都遵循正确的文档。
（通过查看我们的知识管理系统指南，了解有关集中式内部数据库如何更好地支持您的组织。
缺乏管理和维护
关于 SOP 的管理和维护，需要考虑两个主要挑战：
首先，您的团队需要接受适当的培训和准备，以了解如何实际执行有关程序。这意味着确保他们能够获得完成SP内定义的任务所需的任何设备或其他资源，并且他们知道如何高效和有效地使用这些资源。如果缺少此谜题，您的团队根本无法按照 SOP 执行操作-无论文档有多清晰。
值得注意的是，目前被认为是最好的行动方针可能并不总是如此。技术改进、人员变动和各种其他因素可能需要您的团队随着时间的推移重新审视以前开发的 SOP。如果您的团队遵循的 SOP 以任何方式过时或过时，继续关注它将最终对您的组织造成比好处更多的伤害。
如何编写标准操作程序
现在，我们了解什么是标准操作程序，为什么它很重要，以及创建和实施 SOP 所涉及的挑战，下一步是实际编写和发展您的标准操作程序。
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以下是编写标准操作程序时要采取的一般步骤。
现在，让我们更详细地讨论开发 SOP 文档的过程应该是什么样子。
1. 确定创建 SOP 的目标
在开始编写 SOP 之前，您需要明确回答为什么首先创建文档的问题。
从积极的方面看，你会想问一些问题，例如：
- SOP 如何让员工和团队更高效地工作？
- 跟随 SOP 如何让团队更好地为客户服务？
- 关注 SOP 将如何影响公司的底线？
您还需要识别组织流程中目前存在的任何疼痛点或障碍。这将使您能够更具体地确定您的团队在 SOP 到位后如何提高工作效率。
在为与 SOP 相关的计划设置智能目标时，您将：
- 更好地开发绝对最佳实践
- 更清楚地了解实施 SOP 将如何影响您的组织
- 具体知道在展开和评估SP时需要注意什么
在这里——以及在此过程的每个后续阶段——是一个强大的内部知识库可以使您的团队最大限度地提高工作效率的地方。
例如，您可能已经创建了有关各种流程的非正式文档，在开发更正式的 SOP 时，您可以将这些文档用作跳板。或者，您可能有一份您一直在努力实现的与业务和/或团队相关的目标列表，这同样会使当前 SOP 的目标更加容易巩固。
2. 确定利益相关者和创造者
正如我们注意到的，任何和所有将参与或受 SOP 影响的人员都应该在创建文档时拥有一定的发言权。
一般来说，您的 SOP 开发团队应包括：
- C 级高管将专注于发展精益业务，努力实现高级业务目标
- 管理领导者制定最佳实践，确定资源和设备的必要使用，并确定实施 SOP 的计划
- 基层员工确定 SOP 在物流和资源消耗方面的有效性和合理性
您还需要确定具体由谁负责实际编写文档。无论您是依靠现有员工还是自由职业者的第三方实体，SOP 的创建者都必须专门从事技术写作，并深入了解公司流程和整个行业。
此外，虽然您的客户不一定参与创建文档，但您确实希望在必要时牢记他们的最佳利益。虽然 SOP 通常是指内部、幕后流程，但该流程可能会以某种方式影响客户体验，这意味着在组织内开发 SOP 时，您绝不应让目标受众滑到脑后。
3. 定义最终用户
虽然各种个人将参与创建 SOP，但文档的实际内容始终被选定的目标受众使用。
（例如，在定义 SOP 以处理客户服务请求时，您的客户服务代表将是创建文档的关键个人。
也就是说，重要的是，您知道谁将实际参与相关程序，因为这将使您能够在考虑到这些人时创建 SOP 文档。这里的想法是能够以对实际执行该文档中定义的程序的人有用的方式创建文档。
这意味着：
- 保持激光聚焦于最终用户的实际职责
- 按照最终用户的预期使用正确的语言和术语
- 根据需要解释某些术语，同时不要过度解释最终用户的第二性质的过程和术语
但是，在实现这些目标之前，您需要清楚地了解您的 SOP 是为谁创建的。
4. 确定 SOP 的范围和格式
正如我们前面讨论的，SOP 文档通常采用三种形式之一：
- 分步列表
- 等级列表
- 流程图
根据所记录的程序，您将要确定哪些格式最有效地传达所需的信息。
这里最好的行动方针是采用目前情况所需的最简单格式。如果不需要包括额外的解释或潜在的意外事件，分步列出可能就足够了：如果过程中的每一步都可能导致多个结果，则可能需要一个流程图。
5. 概述 SOP 文档-并开始编写
一旦您知道创建 SOP 的目标是什么，SOP 将参与创建它，以及使用的最佳格式，您就可以开始规划整个文档。
在这里，我们将讨论完整的 SOP 文档的各个部分，解释每个文件中应包含哪些信息。
扉页
SOP 的标题页应包含有关文档的识别信息，包括：
- 正在记录的 SOP
- 该文件的独特标识编号
- 文档的创建和/或编辑日期
- 实施 SOP 的实体的部门或专业职称
- 创建文档的个人的姓名和标题
(来源.佐治亚州自然资源部人力资源团队的 SOP 标题页示例）
内容表
如有必要，您可以在 SOP 标题页之后包含一个内容表，因为这将帮助使用文档的人员相对轻松地找到他们正在寻找的信息。
只有当 SOP 文档超过一两页时，才可能有必要这样做。基本上，如果最终用户能够快速轻松地找到他们需要的信息，而无需包含内容表，则您可能不需要将其包含在文档中。
准备信息
正如我们讨论过的，某些信息需要完整地列出，以便您的团队能够遵守 SOP，以便暂时描述。
此初步信息包括：
- SOP 目的：在这里，您将解释您的团队创建 SOP 文档的理由。这意味着解释您希望 SOP 对您的组织产生的高度和"实地"影响，以及实施 SOP 将要达到的实际标准。
- 角色和责任：在本节中，您将确定特定员工或利益相关者是否参与给定流程。此外，您还将定义这些个人在组织内的能力，以及他们在相关 SOP 中的作用。
- 资源和材料：负责完成该过程的个人可能需要在整个过程中使用各种工具、技术和其他材料。在这里，您将定义这些资源是什么，以及有关它们的任何其他必要信息（例如，在您的设施中在哪里找到它们，如何正确存储它们，以及如何以及何时请求维护（如果需要）。
- 警告、警告和其他与危险相关的信息：如果对上述资源或有关总体程序存在任何安全防范措施，请在此处明确说明。这些信息还应存在于 SOP 文档中，其中有明确的指标，说明如何在需要时查找更多信息。
方法和程序
当然，本节是整个 SOP 文档中最重要的部分，因为您将描述完成特定任务时随时要遵循的实际操作程序。
使用所选格式，您的任务是开发详细的分步说明，让最终用户在每个接触点都遵循这些指令。在更简化的情况下，这些步骤将是顺序的：在其他过程中，该过程可能涉及子步骤、递归过程、决策树等。
(来源.北卡罗来纳州立大学的程序步骤示例）
正如我们讨论过的，在整个 SOP 的这一部分，必须尽可能详细和明确。目标是使用所需的特定语言来全面传达说明，并最大限度地减少说明中可能存在的任何歧义。
（在这一点上，值得注意的是，你只需要足够具体，使预期的受众了解有关说明。换句话说，没有必要具体到迂回的地步：明确您的说明，然后允许最终用户开始工作。
根据所述程序，您还需要包括任何可能补充书面文档的图表、插图或其他图像。事实上，在某些情况下，如果书面文字根本不足够，使用此类插图可能会更加有效和高效。
质量控制和保证
团队成员必须能够逐案评估其在 SOP 方面的表现，并随着时间的推移以明确定义的时间间隔评估其绩效。
因此，在本节中，您需要包括允许他们这样做的文档。这可能包括：
- 说明特定程序最佳做法的趣闻
- 标尺或类似的性能测量方法
- 过去绩效评估的样本（真实或模拟）
虽然您的 SOP 的"肉"应尽可能详细，但本节将确保您的团队成员继续尽其所能地遵守 SOP，并且能够确定可能需要改进的领域。
参考文献和词汇表
您可能会在整个给定的 SOP 中引用各种术语、资源和其他文档，这些术语、资源和其他文档可能需要进一步解释。
在本节中，您将能够提供必要的详细信息，或将受众引向其他资源或文档以供进一步解释。这将允许您在当前的 SOP 文档中保持单一焦点，同时为最终用户提供机会，以便在最终用户需要时深入挖掘给定主题。
6. 审查书面文件
一旦您完整地编写了文档，您将希望为所有利益相关者提供审查它的机会，使其准确性、凝聚力和全面性。
在整个过程的这一阶段，所有有关各方都应注意他们在阅读文件时发现的任何问题、关切或其他问题。这将允许您在"正式"展开 SOP 之前对 SOP 进行具体和重点的修改。
现在，您当然希望最终用户的意见和建议在这里发挥重要作用。毕竟，他们将会参与手头的程序，所以您会想知道他们了解文档中呈现的一切。此外，由于他们在有关流程方面拥有第一手经验，因此他们将能够识别最初创建文档时可能忽略的区域。
但是，您可能还希望让那些对有关流程经验较差的人对文档进行审核。这将有助于您解释您更有经验的团队成员可能拥有的任何"盲点"，具体原因就是他们的经验和专业知识。这反过来又将使新员工在上船后能够快速与 SOP"跟上速度"。
7. 培训最终用户
无论您当前的团队成员有多有经验或专业，他们都需要接受新的 SOP 培训（和/或再培训）才能实施。
当然，这可能是一个敏感领域——尤其是对于习惯于以某种方式执行任务的长期员工，他们可能还看不到做出必要改进的好处。
因此，这些培训课程在轻松、无风险的氛围中进行至关重要。你的团队需要充分的信心，这不是一个"哥查"式的磨难：相反，这是为了更好地使他们能够全力以赴，并在合同职责中尽可能富有成效。
正如我们将在以下部分讨论的那样，您还需要向您的团队指出，此培训不仅仅是一次性的，它是一个持续的过程。这将强化新 SOP 是和将成为新做事方式的想法，并且不会在新流程的新颖性消失后被置于后燃烧器中。
也就是说，培训您的团队了解新 SOP 的想法仅部分与相关实际程序有关，同时更注重向您的团队灌输一种成长心态。
8. 在实践中测试和调整 SOP
背负最后一点，你想逐渐沉浸在新的 SOP 中（而不是强迫他们潜入）。
首先，这可能涉及让您的团队在模拟环境中通过新的 SOP 工作。在这里，您可能会设置不同的场景，其中某些团队成员扮演不同的角色，让每个人对新流程有感觉。或者，您可能只是在开放的环境中与团队讨论假设情况，允许您的团队口头浏览在所述场景中完成的流程。
随着您的团队越来越适应新流程，您可能会开始将新的 SOP 展开到"真实世界"场景。虽然没有"一种方法"可以这样做，但您可以识别出比其他人准备更充分的某些团队成员，并允许他们先潜入其中，然后让他们在他们需要帮助的特定领域培训其他团队成员。
不过， 再次：
这种逐渐展开需要有意的，它要求所有团队成员积极努力，朝着新的做事方式前进。虽然您希望在初始推出时允许一些宽大处理，但过于松懈会导致您的团队从过去几天恢复到效率低得多的流程。
9. 实施 SOP -并定期重新访问
当然，这一进程的"最后"阶段是全面实施新的SP。
我们在引号中使用"最终"一词，因为同样，在给定场景中，所谓的"最佳实践"也在不断变化。可以肯定的是，今天最有效的方法可能是几个月后做事的低效方式。
这就是为什么在团队中灌输一种成长心态很重要：他们需要明白，新流程并非一成不变，并且会随着需要而演变。
他们不仅需要理解这一点——他们还需要成为其中的一部分。随着您的团队继续坚持新的 SOP，他们应该定期注意到他们一路上的任何积极或消极的经验。基本上，这意味着要注意到改进领域，以及需要作出更多改进的领域。
除了任何"即时"通知外，您的团队还应定期开会，讨论进一步的前进计划。通常，这将意味着以相对较小的方式修改SP-但也可能涉及从零开始重建整个文档，如果需要的话。
考虑可能需要您的团队重新访问 SOP 的任何外部因素也很重要。这些因素包括立法改革、技术进步和/或消费者需求的变化。
在暂时巩固高效高效的 SOP 时，您允许您的团队在组织当前总体情况下尽可能高效，同时保持开放，以便随着这些情况的变化而改进您的流程。
包装
创建标准操作程序也许是确保您的团队最大限度地发挥其才能的最佳方式。
相比之下，即使最有才华的专业人员，如果没有适当和明确的指导，也未必能在其岗位上富有成效和效力。
此外，即使您的新 SOP 符合绝对最佳实践，如果您的团队无法访问它，也不会有任何好处。这就是为什么集中的内部知识库对于实施新的 SOP 至关重要。
通过随时提供清晰、全面的标准操作程序，您的团队成员将始终确切地知道在所面临的任何情况下该怎么做。反过来，您组织的生产力肯定会飞速增长。