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贵公司如何持续管理流经它的无数文档和文书工作？
如果你不确定如何回答这个问题，你并不孤单。
当然，小型初创公司采用结构化程度较低的文档管理方法并不罕见。遗憾的是，这种"逐耳玩"管理文档的方法可能会在组织内造成许多问题。
- 86% 的受访员工在查找特定办公室文件时面临困难
- 46% 的人认为查找办公室文件具有挑战性且耗时
- 83% 的人最终重新创建了现有文档，因为他们无法找到原始文档
- 65% 的人发现难以检查、批准和以其他方式使用办公室文件和文档
这些问题可能导致高达21%的生产力损失。Huddle 在试图将一美元金额归于此统计数据时发现，糟糕的文档管理可能使企业每月每个员工花费高达 4，000 美元。
（更糟糕的是：这个数字只说明生产力低下导致的实际货币损失。当您考虑潜在损失（如流失的客户和错失的机会）时，成本会更高。
坦率地说：
如果你没有明确和标准化的文件管理方法，你的业务可能会大出血的资本-并留下一吨的潜在收入在桌子上。
这就是为什么你需要一个EDMS或电子文档管理系统。
在这篇文章中，您将了解更多关于：
什么是 EDMS？
电子文档管理系统（EDMS）是一个系统，可以根据需要存储、存储、管理和使用组织的文档和文件。
但是，制造一个合适的EDMS远不止于这一点。
全面的 EDMS 提供多种功能，从记录管理和内容管理到数字成像和文件转换。
在我们深入了解这一切之前，让我们快速查看一下电子文档管理世界中流传的一些首字母缩略词。
埃德姆电子文档和记录管理系统埃德姆斯电子文档管理系统电火花 加工电子文档管理埃尔姆电子记录管理埃尔姆斯电子记录管理系统短信文档管理系统浸数字图像处理埃克马企业内容管理RM记录管理分米文档管理
表1 - 常用的首字母缩略词
现在，让我们仔细看看电子文档管理系统中要查找的一些关键功能。
EDMS 功能
现在，让我们仔细看看电子文档管理系统中要查找的一些关键功能。
请注意，各个 EDMS 在重点方面有所不同，每个 EDMS 在某些领域都提供不同程度的功能。尽管如此，大多数现代电子文档管理系统通常都附带以下功能作为课程的标准。
文档存储
其核心是 EDMS 充当进出贵公司的所有文书工作的集中中心。
从时间表、PTO 请求、直接存款收据到客户合同、发票和收据，电子文档管理系统旨在将所有文件（数字和物理）存放在一个屋檐下。
EDMS 提供商通常为具有不同需求的组织提供分层存储级别。在某些情况下，他们甚至可能向初创企业提供免费的医疗服务。
虽然您不想在当前不需要的存储上超支，但选择 EDMS 时，考虑您未来的存储相关需求非常重要。
信息捕获
电子文档管理系统还可自动捕获数字和物理文档。
捕获数字信息非常简单：EDMS 复制传入文档以准备存储。在某些情况下，此过程可能涉及将传入的文件转换为更合适或更高效的文件格式。
捕获物理信息需要使用光学字符识别 （OCR） 和光学标记读取 （OMR） 技术。结合量扫描技术，组织可以快速捕获大量手写或打印文档，几乎准确无误。
电子文档管理系统在捕获数字文档和物理文档时也会创建元数据。这为单个文件提供了其他识别信息，例如创建日期、最近编辑的日期等等。
结构和索引文档
捕获文档或文件后，EDMS 将根据自动生成的分层结构将其索引。
在更简单的方面，这可能涉及为系列内文档（例如，文件001、文件002 等）创建顺序文件名称。EDMS'还可以自动化或简化创建可导航和直观的文件夹树的过程。
再看看元数据，您的 EDMS 应该根据文件的使用方式和时间对文件进行索引。这可以允许轻松检索常用或最近使用的文档或符合特定标准的文件。
查找和检索文档
文件索引和存储效率越高，就越容易找到并检索它们以供使用。大多数 EDMS 通过提供用户友好的浏览和搜索功能，使此过程更加简单。
在浏览文件方面，这是一个通过正确的文件夹树导航的问题。这意味着直观的 UI 是现代 EDMS 的必修课，当然还有用于文件结构的直观自动化系统。
在 EDMS 的很多方面，搜索功能正变得越来越先进。同样，自动生成的文件名称、元数据等都会在系统内产生更准确的搜索结果。大多数文档管理系统的搜索功能在搜索查询术语时也会考虑文件的内容。
更重要的是，许多 EDMS'现在使用语义分析来理解文档内容的含义。这可以让您的团队轻松找到文档，即使他们当时没有关于手头文档的具体信息。
授予和加丁许可
并非所有进出组织的文件都应由公司内的每个人看到。
使用 EDMS，您可以轻松地为单个文件以及符合某些标准的文件设置权限。这可能意味着允许某些团队对给定文档进行更改，而其他团队只能查看它，而其他团队可能根本不能够访问它。
这会使您的团队只关注对他们至关重要的文件和文档，并最大限度地减少文件被那些不需要首先访问它们的人丢失或损坏的可能性。
沟通与协作
您的电子文档管理系统应为您的团队提供远程通信和协作更改文档的能力。
总体而言，EDMS 允许文档所有者和管理者相互发送消息，对文档的某些部分发表评论，并在必要时编辑文档。
您还可以根据特定协作者的权限和许可审查或隐藏信息，同样允许他们只关注对其目的至关重要的信息。
您选择的 EDMS 是平台不可知论者，这一点至关重要，因为这将使您的团队能够在桌面、移动和平板电脑设备的文档上进行协作。
版本
随着时间的推移，贵公司的各种文件将经历一些更改。
您的 EDMS 必须清楚地记录这些变化，并且在整个生命周期中保持每个单独版本文档的副本。如果需要，管理员还应能够恢复到文档的先前迭代。
此外，版本还作为记录证明某些更改是在特定时间点做出的（并且所有利益相关者都参与了该更改）。这有助于缓解相关文件相关人员之间可能出现的混淆或误解。
安全性和合规性
现代 EDMS'提供许多功能，专注于确保您的数据安全、可靠和合规。
正如我们提到的，许可和版本等功能本身就充当了故障安全。首先，它们首先最大限度地减少了文件落入坏人之手的机会。如果文件被意外访问和更改（或者更糟的是，已删除），管理者将很容易以正确的形式恢复文档。
关于合规性，许多法律法规（HIPAA、GDPR 等）要求公司自始至终保留其文件记录。因此，不仅仅是版本等可以帮助提供合规证明——它本身就是合规的必要组成部分。
使用 EDMS 的好处
根据我们刚才讨论的功能，您也许可以找出迁移到电子文档管理系统的一些关键好处。
不过，让我们深入探讨一下，具体来说，EDMS 如何让您的组织蓬勃发展。
提高生产率和利润
正如我们前面提到的，用于捕获、存储和检索数据的资源量可能很大。
由于 EDMS 使这些流程更加简单和高效，因此减少了所涉及的腿部工作。反过来，您将花费更少的时间查找重要文档，并且花费更多时间实际将它们用于其预期目的。
所以，马上，你就会看到你的利润率增加。事实上，一些企业估计，他们可将与文档管理相关的成本降低40%-这转化为处理后每份文档可能节省 5 美元。
更进一步，您将能够将节省下来的资本再投资回您的业务。这导致流程更加简化，更加注重创新，并改善客户服务和支持。
当然，所有这些都会在更短的时间内增加更多的利润和增长。
更好地遵守流程
如果没有一个可操作的集中系统，则很难（如果不是不可能的话）将文档管理流程系统化。
（而且，请记住："随到随到"的方法已被证明是无效的，即使是最小的组织。
但是，用户友好型 EDMS 就是这样：一种易于接近的工具，使您的团队能够随时遵循标准操作程序和文档管理的最佳实践。
在某些情况下，例如在文件命名和索引中，这个过程几乎是自动的。换句话说，遵循协议涉及简单地设置过程在运动，让系统工作其魔力。
在更多实际案例中，您的 EDMS 软件可以确保用户（您的员工）在完成某些任务时遵循阻力最小的路径。
几个例子：
- 通过 EDMS 发送文件更新，而不是通过电子邮件发送
- 根据定义的模板创建新发票
- 沿着适当的指挥链发送和记录文档
无论您是否使用EDMS，将这些流程和其他流程系统化符合您的最大利益。不过，如果你这样做的话，对生意会好得多。
加强知识共享
采用电子文档管理系统可以控制整个组织的信息流。除基于权限的限制外，这通常意味着允许数据和文档在团队中自由流动。
由于 EDMS 的集中性，您的员工将始终能够立即访问他们可能需要的任何文件的最新版本。
因此，每次编辑或更改后，不再需要来回发送文件（或等待这种情况发生）。
相反，更新后的文件会实时上传到服务器，这意味着您的团队在需要时不必等待被发送到正确的文件。
改进知识保存
除了使知识共享更加容易之外，EDMS 还确保组织知识和数据随着时间的推移得到保存。
在合规性方面，这要追溯到版本和记录维护的重要性。将构建高质量的 EDMS，以便您必须在使用工具的过程中遵守必要的法规。相比之下，走不太系统化的路线，您随时都会对潜在的违规行为持开放状态。
EDMS 还可帮助您在员工离开公司后保存组织数据。虽然隐性知识和默契知识通常被安置在内部知识库中，但明确知识（即文件和文档中的有形信息）对于记录管理过程最为重要。
基本上，您的 EDMS 将确保您仍然可以找到、访问和使用您前团队成员可能留下的任何文档。反过来，你的团队的其他成员可以拿起他们离开的地方-并保持球在正确的方向滚动。
保证质量保证
到目前为止，我们讨论过的所有问题都带来了一个主要好处：
质量保证，您的团队和您的客户。
对于您的团队来说，他们可以自信地操作，因为他们知道他们完全控制了他们处理的文件，同时仍然保持适当的安全和合规措施。
对于您的客户，您还将保证其数据的安全性，这意味着在与您的公司合作时，他们也会感到自信。
此外，优化文档管理流程将产生细流向下的效果，最终影响客户在速度和响应能力方面的经验。
因为您将能够根据需要更好地查找、定位和使用文档，因此您最终不可避免地会更快、更高效地为客户提供服务。
让您的员工购买 EDMS
现在，如果您在文档管理流程系统化方面做得不多，它可能就不会像翻转开关和观看您的团队开始工作那样简单。
相反，您需要让员工了解这个想法，以便他们能够充分利用要进行的转变。
下面介绍如何实现它。
关注收益
到目前为止，我们已经讨论过使用电子文档管理系统如何使您的组织受益。
但是，在这个阶段，重要的是帮助您的各个团队和员工了解这样做将如何使他们受益。如果他们不明白EDMS如何让他们更有效率，面对更少的挫折感等，你可能会面临相当数量的推回时，让他们采用它。
关键是要具体，在这里。谈谈 DMS 在日常运营中将做出的切实差异。钉住KPI来争取——用对完成类似目标的类似组织的案例研究来支持你的理由。解决员工过去的投诉，解释 EDMS 将如何帮助缓解手头的问题。
您能够更好地销售您的团队使用EDMS的好处，就越容易经历这个过程的下一阶段。让他们加入到变化中，并开始准备它们来系统化您的流程。
协作开发和系统化流程
让您的各种员工参与创建系统文档管理流程非常重要。
原因是：
他们每个人带来的经验和知识对于确定您的组织应首先如何处理文档管理至关重要。
在这里，您的 C 级团队可以从您的基层和管理人员那里收集有价值的信息，例如：
- 团队目前在系统化文档管理方面正在执行哪些操作（如果有的话）
- 需要创建和/或解决哪些文档管理过程
- 哪个电子文档管理系统工具适合您的组织
虽然文档管理围绕所有组织的类似流程展开，但它看起来与一家公司大不相同。
也就是说，在将自己的文档管理流程系统化时，您希望将组织最紧迫的问题放在首位。
逐步展开您的计划并加入您的员工
将文档管理过程系统化不会随着交换机的翻转而发生。
相反，这将需要大量的时间和精力，从每个人参与。
因此，您必须为员工创造时间，努力将新流程引入其整体运营。
这意味着提供定期的培训课程，促进共同创建教学材料和其他协作工作，并允许模拟实践之前，将过程带入"现实世界"。
此外，您的员工还应能够公开访问围绕文档管理流程的所有组织知识。
从程序指南到软件和其他设备的说明，您的团队应该始终能够找到所需的信息，以加深他们对文档管理流程的理解。
随着时间的推移，加强和改进文档管理流程
创建并优化文档管理流程后，您需要让员工随着时间的推移专注于这些流程。
（否则，他们很容易很快回到"旧的方式做事"——让你所有的努力都到那时才起用。
因此，重要的是要承认和感谢您的员工的努力，并庆祝通过这些努力获得的任何成就。
这可以以更有条理的方式完成（例如在季度会议上指出生产率增长），也可以自发地完成（例如，当经理注意到员工表现出绝对最佳实践时）。
除了加强系统化文档管理流程外，还应随着时间的推移重新访问定义的过程。
在这里，您和您的团队可以确定哪些工作正常，哪些需要改进，哪些需要彻底改革。
这里的想法是让你的团队完全采用系统的文件管理流程，以至于"老办法"真正成为过去。
反过来，您的文档管理流程将允许您的组织全速运行，为主要增长打开大门。
3 个 EDMS 工具以签出
当然，虽然所有 EDMS 工具都围绕文档管理流程展开，但每个工具都提供自己的一组独特的功能和功能。
可以肯定的是，找到最适合您组织的 EDMS 软件至关重要。虽然找到合适的工具可以帮助您简化和增强文档管理流程，但不合身的工具最终可能会比它的价值更麻烦。
为了说明 EDMS 工具如何因人而异，请让我们快速查看一下当今市场上的三种流行工具。
一致
Concord 是一个 EDMS 工具，适合希望更好地控制其合同文档的组织。
通过 Concord，团队可以简化文档生命周期，从创建到存储。该软件的合同管理和数字签名功能使您能够轻松地保存内部和面向客户的协议记录。
Concord 的团队提供深入的培训内容和文档，以及个性化的登机和持续的现场支持。对于希望先深入到文档和合同管理的组织，Concord 可能会提供阻力最小的路径。
电子档案卡比内特
对于仅仅希望在文档管理方面测试水域的公司来说，eFileCabinet 可能更适合您的速度。
顾名思义，eFileCabinet 是一个简单的数字文档管理解决方案，使团队能够根据需要轻松存储、定位和访问文书工作。无论文件是否正在创建、存储、访问或删除，eFileCabinet 都确保保存在其中的信息在任何时候都是安全的。
eFileCabinet 使用 OCR 技术使扫描大量数据成为一种紧要问题，同时确保扫描的文档易于找到和检索。语义分析技术还允许该工具根据文档中使用的关键字轻松定位文件。
eFileCabinet 为需要额外存储的组织提供许多定价层，同时保留更简单的文档管理解决方案。
坦普拉菲
Templafy 是一种 EDMS 工具，主要关注企业的数字资产管理。
Templafy 允许团队在开发中共享和协作文档，在其生命周期中保留文件版本的记录。该软件的直观分类和存储功能确保数字资产始终易于定位，并且始终保持尽可能的更新。