内部维基指南：如何创建一个 + 最佳软件使用

2021-06-29 21

本指南向您展示如何设置自己的内部维基，以及评论市场上一些最好的维基软件

 (helpjuice.com)https://helpjuice.com/blog/internal-wiki
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让信息变得可访问对于任何认真对待知识管理的企业来说都是至关重要的——越来越多的公司也这样做。例如，在 TSIA的调查中，72% 的组织认为更好的知识管理将提高 20% 的生产率或更多，14% 的组织认为改进将提高 50% 生产率或更多。
如果您希望提高业务的知识管理能力，那么您可能有兴趣使用与维基百科相同的模式，维基百科利用维基软件收集、存储和分享集体知识。
想一想。当您查找有关特定主题的更多信息时，您将去哪里？很有可能，你最终会在维基百科上查找。从本质上讲，维基百科是集体知识的集中中心，由任何希望贡献其专业知识（包括显性和隐形的）的个人提供众包。
对于希望通过所有员工的集体内部知识进行同样操作的企业来说，内部维基可以作为一个方便的选择。
让我们来看看为什么你会想考虑将一个内部维基作为"单一的信息来源"在你的业务中。

什么是内部维基？

内部维基（也称为公司维基或内联网维基）作为集中集线器，允许您存储、共享和协作公司信息。
传统上，维基通常建立在开源软件上。内部维基围绕一个众包模式，让员工共同创造知识-像公司自己的维基百科。
您通常可以从内部维基中期望的一些功能包括：
  • 知识存储，员工可以贡献他们的专业知识的维基的文章。
  • 随着信息提供给所有员工，知识共享和知识转移都得到了改善。
  • 协作功能允许团队成员创建和编辑信息。
如今，更高级的维基还包括进一步的用户访问管理和与 Slack 等应用的集成。
让我们看看内部维基与其他一些流行的选项相比如何。

Internal Wiki vs. Google Drive

许多团队首先使用Google 驱动器进行文档存储管理。那么，此解决方案如何叠加到内部维基？
使用谷歌驱动器，您可以：
  • 通过电子邮件或链接单个邀请单独管理对每一个文档的访问，而维基通常不太细化访问管理。
  • 功能云存储，就像内部维基。
  • 仅在文档中保存文本文件和某些嵌入内容，而许多现代维基可以存储不同的内容类型。
  • 与大多数现代维基相比，集成有限——大部分是谷歌的应用程序。
  • 可搜索，尽管具有折叠结构，但还是在搜索概述时会遇到困难。

Internal Wiki vs. Google Sites

您可以轻松地使用Google 网站来设置维基的基本版本或将其用作内联网。
使用 Google 网站收集和共享内部知识的好处包括：
  • 易于编辑和设置-它不需要安装，相比于许多维基选项。
  • 具有一个有吸引力的界面与有用的模板，使它比一些更过时的维基设计更好看。
  • 很好地共享新闻和信息，但对高级结构则不那么有效。
与专用内部维基软件相比，谷歌网站的一些缺点是：
  • 谷歌网站缺乏现代企业维基的先进功能
  • 与谷歌文档一样，谷歌应用程序之外的集成有限。

Internal Wiki与Internal Knowledge Base

维基结构自1995年建立第一个维基网站以来一直没有变化。相比之下，知识库软件已经发展成为涵盖丰富的知识捕获和信息管理的强大工具——无论是内部还是外部。
内部知识库：
  • 易于设置和定制，以适应您的品牌，实现无缝体验。
  • 含有版本控制功能，很容易看到谁做什么。
  • 允许您精确控制用户访问的内容以及它们如何与之交互。
  • 允许您存储除文本以外的各种文件类型，如图像和视频。
  • 可用于内部和外部信息，如内联网和客户服务门户。

拥有Internal Wiki的好处

与内部维基合作有许多好处，包括：
  • 方便访问。通过将信息收集在一个地方，您可以避开内容被困在 USB 棒、计算机硬盘或电子邮件中的信息孤岛。
  • 提高安全性。通过在一个安全位置收集文档，您可以降低信息落入坏人之手的风险。
  • 减少信息损失。通过建立文档实践，您可以降低与知识损失相关的高成本。
  • 减少员工流失和入职成本。不良的入职费用可能高达员工工资的100-300%。通过记录的知识和简单的入职流程，您可以大幅降低此成本。
  • 更容易开始的方法。那些开始进行知识管理，想要比谷歌文档更强大的东西的公司可以发现wiki是一个低进入门槛的工具，因为添加新用户和用户添加新内容很容易。

如何为您的业务创建和设置Internal Wiki

让我们来看看如果你想为您的企业创建和设置内部维基，您将经历的步骤。

1. 战略化

您需要哪些功能？例如，考虑您将使用的高级用户访问管理和文件管理功能。
考虑内部维基是否足以满足您公司的需求，以及您希望通过该工具完成什么。
您是否会将其用于：
  • 员工入职？
  • 销售和客户关系？
  • 文档协作？
收集您希望在维基中访问的信息。

2. 设置您的Internal Wiki

安装完所选的工具，以便随时使用，是时候设置正确的结构了。
您需要：
  • 设置类别，以便用户更容易导航到正确的信息。
  • 创建一个欢迎的开始页面，指导用户。
  • 自定义维基以适应您的品牌-上传您的商标，更改字体，添加您的颜色，等等。

3. 上传或创建信息

现在是时候用你的公司信息填充公司维基了。上传您已经收集的报告、手册和其他文档。
有文档空缺吗？记下必要的内容，并将内容创建分配给最合适的员工。

4. 将内容页面链接在一起

无论您的公司 wiki 的搜索功能有多好，用户仍必须使用它才能从中受益。这就是为什么您要将相关页面链接在一起的原因。
思考用户在阅读时可能会用到的相关信息并将其链接到关键词，就像您使用博客文章一样。

5. 管理访问级别

并非所有的维基都能轻松管理用户访问。如果您选择了更高级的工具，则可能会向某些用户隐藏某些内容，或者只向少数用户显示文章。

6. 时刻表控制和维护

由于 wiki 允许任何人贡献信息，因此您必须定期查看文档以检查它们是否有错误，并更新新信息。
现在，您已准备好开始使用您的维基，并邀请员工提供信息。

选择最佳内部维基软件

如今，许多内部的 Wiki 软件选项都转向了知识库的更高级功能或从项目管理工具中借用的功能。
我们为您查看了一些最受欢迎的公司维基选项：

Confluence for Atlassian

Confluence for Atlassian提供了许多工具，致力于使创业和企业的生活更轻松，包括Jira, Trello, and Bitbucket。通过汇合，团队将获得一个专用的工作空间，以维基格式存储、共享和协作文档。广泛的整合使得它对于希望扩大规模的企业特别有用。
亮点：
  • 超过 75 个可定制模板的库可帮助您快速启动。
  • 通过即时预览和全文搜索，进行拖放内容文档管理。
  • 文件和页面的版本允许您比较不同的版本。
  • Atlassian 市场上拥有超过 3，000 个第三方应用的广泛库，以获得更多功能。

Baklib

Baklib 受到国内超过 60000 个团队的青睐，他们使用该工具创建内部知识库以实时协作文档。这是一个易于使用的企业知识库选项，具有直观、干净的界面。用户可以通过使用称为群集的分层标签将文档连接在一起，这有助于用户更容易地查找信息。
亮点：
1、 主营业务很清晰——产品手册、帮助中心、FAQ、Guide、知识库、产品介绍、开发文档、在线手册的制作
2、 分享方便，使用Baklib做出来的内容都可以生成一个个网页，给客户发资料直接把域名给他，或者在使用时直接设置域名即可显示页面。
3、 对中小型企业更为友好，3000人的套餐仅需4999，而语雀需要69999
4、 栏目的结构很清晰，在站点中，一级栏目间的区域划分很规范，且每个栏目下的二级栏目显示完整，便于查找所需资料。
5、 设计感较强，可以为有需要的企业提供美观且实用的帮助中心或用户手册等界面
缺点：
1、 无法导入导出文档，对于已有知识库电子文档的新使用者不太友好。增加了转换成本
2、 不提供个人套餐，只有200人和3000人的套餐，而语雀和石墨均提供个人高级套餐，价格分别在99/年和86.4/年，而且个人普通版免费使用（有一定限制）——这与公司运营方向有关，个人使用者不推荐使用

Notion

Notion 将自己标为团队的"一对一工作空间"。它将维基与您的笔记和项目相结合，从而更容易积极处理您的信息。该应用程序欢迎（免费的）个人使用，其企业用户范围从只有20名员工的初创公司到超过2000名员工的世界500强企业。
亮点：
  • 超过50个不同的模板，以便于快捷创建文档。
  • 可以通过 Web 应用程序、桌面应用程序或移动应用使用它。
  • 在 Notion 的页面中嵌入了 500 多种工具。
  • 拖放界面有超过 40 个不同的构建基块，用于构建有吸引力的页面。

Guru

Guru在 SaaS 公司、机构和教育机构中尤其受欢迎。这是一个先进的维基与分析工具，让你看到在什么适合谁在做什么工作。
Guru 具有高级 AI，可帮助识别重复内容，建议最适合的员工回答某个知识库问题，并建议提供文章标签。
亮点：
  • 知识警报会及时通知团队成员相关事件。
  • 集成包括Microsoft Teams, Google Workspace, 和 Slack。
  • 专家验证和专家建议，以帮助您从组织内部获取正确的信息。
  • 用于从 Web 周围捕获数据的浏览器扩展。
  • API 允许与您正在使用的其他工具（如分析）集成。

内部维基是您业务的最佳选择吗？

内部维基有助于提高公司管理其知识的能力。市场上甚至有免费选项，使其成为经济实惠的选择。但是，如果免费不适合您的业务，可能会很快变得昂贵。
那么，内部维基是否适合您公司的需求？内部或公司维基的主要优势——用户可以在几乎没有监督的情况下创建内容——也是其主要缺点。
正如维基百科与不正确的信息作斗争，并贯彻于其百科全书中一样，您需要确保您依赖的信息是准确的。这就是为什么一个控制力更强的工具可能是更好的选择。
内部 wiki 在开发阶段常常被免费的、开源的初始软件折磨，他们具有难以适应的笨重的界面与有限的功能。并且可能难以安装，需要广泛的技术知识来适应需求，并缓慢加载。
这就是为什么知识库可能更适合您的业务。就像维基一样，知识库允许您存储、共享和维护信息。
但是，与维基相比，知识库具有完全不同的容量，拥有高级功能，例如：
  • 强大的分析功能，让您看到用户如何与内容互动。
  • 改进了向用户提供信息的分层系统。
  • 集成范围不仅仅包括一套产品。
  • 编写工具，让您决定谁可以编写、编辑和评论这些信息。
  • 高级访问管理，以便您可以控制信息访问方式。
  • 更好的搜索功能，使用户更容易找到正确的内容。
  • 有吸引力的、直观的界面甚至更易于非技术用户使用