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不可否认，选择知识库软件并不是一件容易的事。
有这么多的解决方案可以选择，它可能很难缩小哪一个是最适合您的组织需要（更不用说您的客户的需求，以及）
即使没有考虑组织和客户的更具体需求，您仍然需要确保您承诺的知识库解决方案是：
- 功能齐全
- 易于导航和使用
- 经济高效
更重要的是，您需要确保您选择的知识库软件能够真正为客户提供价值，并增强客户对品牌的体验。
现在，如果你一直在寻找一个知识库解决方案，即使是很短的时间，你可能至少考虑过检查微软共享点，即使它在技术上不是一个知识库。
这是因为SharePoint附带了一个维基模板，以及使用文章元数据进行搜索的能力 - 这基本上允许一个组织使用SharePoint作为他们的内部知识库。此外，SharePoint 在诸如卡普特拉和软件咨询等知名网站上也获得了许多全面的正面评价。
在 SharePoint 的主要卖点中：
- 它很容易与微软套件内的其他程序集成
- 这是高度可定制的-事实上，自定义是几乎必要的
- 可用于各种内部和面向客户的目的
然而，虽然 SharePoint 肯定是一个高质量的软件，但它并不适合所有人。事实上，我们认为共享点知识库并不适合大多数在知识库软件市场上的组织。
在本文中，我们将讨论微软 SharePoint 可能不是您作为知识库的最佳选择的主要原因。
（同样，这并不是说它不是一个高质量的工具-它肯定是。然而，正如我们将暂时得到的，那些专门寻找知识基础软件的人可能想要三思而后行，然后再承诺使用SharePoint知识库。
让我们潜入。
重新思考共享点知识库作为您的 KB 解决方案
正如我们所说，SharePoint在很多方面都不如作为知识库。
在这里，我们将研究最突出的缺点，包括：
- 压倒一切（和低调）功能
- 功能和通航性
- 定价层和总体成本
此外，还有一个主要的，前额拍打的原因，SharePoint可能不是你最好的选择，只要知识库软件去。我们将在本文的结尾达到这个目的——但无论如何，到那时你可能已经想通了。
所以，不用再做，让我们开始吧。
共享点知识库可能压倒一切（或不尽如人意）
早些时候，我们提到，大多数组织可能不是微软SharePoint的完美匹配，尤其是那些希望将其用作知识库解决方案的组织。
我们的意思是，在这里，共享点迎合一个令人难以置信的集中的客户群。这不一定是件坏事：毕竟，如果您的组织适合这个利基市场，您实际上可以从工具中获取大量价值。
但是，如果您的组织没有落入这个狭窄的目标受众，您可能会发现 SharePoint 要么势不可挡，要么表现不佳，而且完全不是很有用。
共享点的压倒一切的性质
这可能是用户在将 SharePoint 评估为知识库软件时最突出的投诉。
基本上，如果您正在寻找一个知识库软件，您的团队可以快速拿起并运行，共享点可能不适合您，除非你已经是 SharePoint 电源用户。
首先，SharePoint 的主要卖点之一是它允许在接口和数据库创建方面进行深入的定制。这里的问题是，这种定制基本上需要从一开始;即，你需要配置SharePoint的界面之前，你甚至开始使用它。对于技术知识很少或根本没有技术知识的个人来说，这可能是一项艰巨的任务——如果不是不可能的话。
一位卡佩特拉评论员对此解释得相当简洁：
可以肯定的是，这些都是相当大的"如果"。
与此一起，SharePoint 的开放式性质可能势不可挡，因为执行特定任务没有"单向"方法。以下是另一位卡普特拉用户不得不说的：
"在共享点中很容易迷路。例如，您可能需要创建一个工作流，该工作流需要通过一个文档并获得不同用户的批准，但您将阅读有关如何做到这一点的文档，并且将有 20 种不同的方法来剥猫皮。如果你能弄清楚，那么你将成为你组织中的英雄，每个人都会喜欢它，但最困难的事情是弄清楚如何去做，有时甚至从哪里开始。 ""
即使您的团队确实具有使用 SharePoint 的技术能力，在配置和发展您的知识库时，仍存在决定哪个选项或路径是最好的问题。虽然拥有多种选择表面上似乎是一种好处，但它可能导致团队中的重大分析瘫痪，最终导致生产力有时停滞不前。
话虽这么说，为了充分利用 SharePoint，您的团队成员不仅需要拥有高水平的技术知识，而且必须能够对自己所做的决策产生绝对的信心，以"无所事事"地构建"
（显然，这些是理想的品质，听起来像是纸上不思而行。但现实地讲，从知识库软件中得到某种指导会更有益。
共享点的基于云的版本是低调的
事实上，微软提供基于云和本地版本的SharePoint可能看起来是一个主要的"加号"，但这里有一个相当大的问题。
正如许多 Capterra 用户指出的，基于云的共享点版本在功能和功能方面相当缺乏。不幸的是，这里似乎没有中间地带：与工具的内部版本一样压倒性， 基于云的版本同样不尽如人意。
除了这里显而易见的问题（基于云的版本可能有点太简单，即使是较小的组织），这个问题更恶化的事实，大多数组织将最终需要升级到本地版本在某一时刻。
这相当于最初意想不到的时间、金钱和其他资源投资，因为组织致力于在适用设备上安装本地版本，并使用更先进的工具加入其团队。
帮助选择 vs. 共享点知识库
对于寻找简单、直观的知识库软件的组织，没有比较：
帮助选择绝对是更好的选择，在这里。
您的团队不需要花费太多时间适应 Helpjuice 的界面，而且您也绝对不需要在初始配置和定制方面做任何繁重的工作。
有了帮助，您可以轻松：
- 创建新页面和文档
- 编辑文本、添加链接并在文档内附加多媒体
- 分类和标记文档以提高可查找性
如上所示，这些都不需要多少技术知识。如果你能使用谷歌文档， 帮助汁将是一个紧要的：就是这么简单
此外，那些正在寻找更高级的功能也不会失望。在各种高级选项中，Helpjuice 允许通过 CSS 进行定制，使组织能够轻松地将知识库与其品牌的整体"感觉"一致。
通过 Helpjuice，用户还可以接收深入的支持文档，以及访问我们的支持团队。因此，即使您在使用 Helpjuice 的软件时遇到了障碍，您也很容易就能在不的时间内找到克服障碍的可能。
共享点的功能和导航性不足
现在，即使我们假设您的团队在技术上能够将 SharePoint 使用到其最高容量，也不一定意味着您将能够这样做。
即，许多用户报告共享点在功能方面相当缺乏。
在 Capterra 评论中常见的抱怨是，SharePoint 的加载速度通常很慢，同时占用了大量带宽。不用说，对于可能已经延长带宽的小型公司来说，这可能会导致一些重大问题（无论是内部还是客户）。
此外，虽然大多数用户称赞 SharePoint 专注于实现协作，但不止几个用户也报告在此领域面临问题。一位卡普特拉用户说：
"当在 Excel 在线浏览器版本中编辑时，缺少一些只能通过在 Excel 软件中编辑才能访问的公式功能。当多个人员同时尝试添加数据时，这会导致错误。在过去的一年左右的时间里，我看到了各种升级，系统正在慢慢赶上谷歌表的效率和功能。不幸的是，系统中出现了各种中断，员工无法同时访问某些 Excel 工作簿数天。这似乎是一个系统错误，我们的 IT 团队未能解决此问题。 ""
另一位用户解释说，SharePoint 的在线编辑系统"似乎覆盖其他用户同时执行的更改"。虽然多个用户可以在 SharePoint 内访问和编辑文档，但实时访问和编辑文档似乎最终可能会给整个团队带来问题。
值得一提的最后一个技术问题是，许多用户报告在从旧版本更新 SharePoint 软件时遇到困难。虽然对于到目前为止尚未使用SharePoint的人来说（即目前阅读此信息的人）来说，这似乎不是问题，但随着未来更新的推出，此类问题肯定会发生。
现在，除了与功能相关的这些问题外，SharePoint 也很难从客户的角度进行导航。不幸的是，这个问题以两种不同的方式重新抬头。
首先，坦率地说，SharePoint的索引文本的能力是相当缺乏的。文件中的文本（如PDF、幻灯片等）完全无法通过搜索找到。更糟糕的是，即使文本直接上传到 wiki 页面，SharePoint 的搜索功能也只读取该页面的元数据。
不幸的是，这意味着客户基本上需要梳理您的知识库，以找到他们正在寻找什么（或碰巧使用您的元数据中用于特定页面的确切短语）。
其次，共享点的信息架构也严重缺乏。与我们刚才所说的一切一样，共享点数据库中几乎没有关于文档的上下文感觉。
换句话说，数据和文档的呈现就像是在真空中，而软件对数据的实际含义没有任何理解。因此，同样，除非您的客户偶然发现他们正在寻找的确切信息，否则他们很难从 SharePoint 的知识库中获取他们需要的东西。
帮助选择 vs. 共享点知识库
在通航性方面，帮助汁再次有共享点节拍。
首先，用户可以根据需要轻松地将文档创建、分类和标记为目录和子目录：
由于文档可以很容易地以合乎逻辑的方式分类，客户只需自己细读您的知识库，就可以同样轻松地找到他们正在寻找的信息。
此外，Helpjuice 的编辑允许协作者同时快速轻松地处理文档，同时确保远程协作者不会无意中删除彼此的工作。
协作者和编辑还可以轻松地链接到知识库中仅只需点击鼠标即可的其他文章，进而根据需要向客户指明更多资源。
帮助选择还包括强大的智能即时搜索功能。智能即时搜索与 Google 建议的搜索功能类似，在搜索者键入查询时，向他们推荐实时文档和页面。
正如我们前面提到的，Helpjuice 使用类别/标签和机器学习的组合来提供相关和上下文搜索结果。不用说，这是令人难以置信的方便，因为它允许客户快速找到他们正在寻找的确切信息 - 以及补充信息，他们会发现有价值的，以及。
此外，Helpjuice 提供强大的分析，允许用户查看客户正在使用哪些搜索词、正在阅读哪些文章/文档，以及某些受众细分市场中似乎存在知识差距的情况。
这反过来又使组织能够根据需要专注于创建有关特定主题的更深入的内容。
正如我们稍后将深入探讨的那样，知识库并不是简单地提供信息：它还应该使这种信息很容易找到。有了 Helpjuice，您的客户将能够找到他们需要的东西，而无需梳理不相关内容的海洋。
共享点可能成本高昂
起初，SharePoint 的定价层似乎并不太贵：
然而，"每个用户"的价格很容易加起来，最终成本甚至比他们最初预计的要小得多。
原因是：
SharePoint 几乎被公司的每个成员以某种方式使用。某些团队可能会在内部使用 SharePoint，作为创建和共享面向公司的文档和数据的一种方式。其他人将负责为组织的知识库创建面向客户的文件。还有一些人会用它来组合两者。
此外，这些团队或用户将利用共享点的不同功能和功能。从另一个方面来看，并不是每个团队或用户都会使用给定层中可用的每一个功能或功能。尽管如此，组织仍需要为同一层全面付费，即使某些用户在技术上可以通过使用低层版本获得通过。
此外，还值得一提的是，每个 SharePoint 的定价层之间都存在相当大的差异。这可能意味着，一个组织需要升级到软件的更高级别才能接收某些功能，即使团队不打算使用较高级别中包含的许多其他功能。同样，这可能意味着随着时间的推移，货币资源的巨大浪费。
帮助选择 vs. 共享点
虽然 SharePoint 允许在每个级别（按每个用户价格平价）无限制用户，但 Helpjuice 限制其业务和规模层的用户数量。算完数学计算后，你会发现业务层的每个用户的价格是每月 6.63 美元，而规模定价为每个用户每月 4.15 美元。
显然，业务层最终的成本确实高于 SharePoint 的最低层;我们马上就解决这个问题
更重要的是，每个级别之间的差异交错，这样，如果一个组织决定升级，它几乎肯定会充分利用更高级的版本：
此外，如上所示，Helpjuice 与其企业级别的客户合作，根据组织的规模和需求确定每个用户的公平价格。同样，这最大限度地减少了公司最终为它们不一定使用的功能付费的实例。
此外，正如我们将在下一节中讨论的那样，Helpjuice 严格来说是一个知识库软件，主要用于组织内面向客户的团队。与 SharePoint 相比，帮助榨汁通常不会被公司内的每个人使用。
也就是说，选择企业版软件的公司只需要考虑那些在谈判公平价格时实际使用该软件的公司。
这把我们带到了最后一点...
共享点不是专门的知识基础软件
在本文中，我们多次提到这一点，但让我们说清楚：
SharePoint 更像是一个知识管理软件，而不是一个专门的知识库工具。
（是的，组织可以使用 SharePoint 创建知识库，但是，正如我们之前讨论过的，这样做需要大量的配置和技术知识。
基本上，SharePoint 实际上意味着要用作数据存储库，通过该存储库，组织可以创建、存储和共享信息。同样，虽然这些数据和信息可以公开给组织的客户，但它通常以相当"裸骨"的方式进行，而这种方式并不完全是用户友好型的。
现在，这并不是说SharePoint不擅长它所做的事情，它应该更专注于数据和知识管理。
然而，正如我们将暂时讨论的那样，知识库的意义不止于此。
共享点与帮助榨汁知识库
相比之下，帮助选择是一个专门的知识库软件。
知识库的本质在于，它不只是专注于存储和呈现数据，它旨在帮助个人使用这些信息来解决他们可能面临的特定问题。正如我们前面所说，SharePoint（和其他知识管理解决方案）用于存储数据，而很少或根本没有考虑上下文。另一方面，知识库将这些信息放在背景中，说明这一切对搜索信息的个人的实际含义。
这样想：知识管理平台就像图书馆一样，因为它们肯定有个人正在寻求的信息;知识库平台也充当图书管理员，将个人指向他们前进所需的确切信息。
也就是说，如果您的目标是找到一种工具，使您能够随时了解客户并参与您的品牌，Helpjuice 将证明对您的团队的知识管理更有价值，而不是像 SharePoint 这样的工具。
要了解更多有关 Helpjuice 如何帮助您为客户创建知识库的信息，请查看我们的功能页面。如果您准备开始使用 Helpjuice，您可以立即开始创建您的第一个知识库。