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早在2012年，麦肯锡研究公司就报告说，工人们通常花费1.8小时寻找和收集信息。
但那是很久以前的事了今天，我们有云存储系统，使我们能够在线共享文档并在任何设备上查看它们。所以，应该很容易找到我们需要的信息，并一起工作，对不对？
不幸的是，没有。
根据Nintex2018年的一项调查——题为《美国最破碎过程的明确指南》——39%的知识工作者发现很难合著文件。特别：
- 49% 的人难以查找文档
- 43% 的人发现难以共享文档
- 33% 的人在文档版本上挣扎
如果所有的技术都存在，是什么让文档协作如此具有挑战性？
文档协作超越了在线共享文件
让我们想象一个典型的团队协作场景。您和两名同事正在准备每月内容营销报告。这意味着您需要通过多个工具和电子表格才能提取有关本月生成的内容、浏览次数和下载次数、转换率等数据。
您不能仅从空白文档开始创建报告。您需要从许多其他文档和平台访问数据。当你需要与其他人合作时，情况就变得更加复杂了。
要能够有效地与您的团队合作，您需要首先将所有文件（您的知识）组织到单个位置。这是称为知识管理的过程的一部分。
文档协作与知识管理齐头并进。
为什么要使用文档协作工具？
在我们潜入之前，让我们来谈谈您可能想要使用文档协作工具的一些原因。
- 实时协作：如果几个团队成员经常处理相同的可交付文件，则文档协作工具将免除您很多麻烦，并终止final_final_final.docx文件。
- 版本控制：这些工具真正伟大的是，你有先进的"撤消"功能。大多数工具允许您查看文档的以前版本，并在需要时返回到它们。
- 管理审查过程的能力：通过电子邮件共享反馈可能无效，因为普通收件箱中存在大量噪音。文档协作工具可让您和您的同事专注于手头的任务，消除所有其他干扰。
- 增强安全性：电子邮件可以转发或意外发送给错误的人。文档协作工具使您能够控制有权访问您的文件的人。
- 使用情况跟踪和报告：这在许多情况下是有用的。想象一下，您正在培训一名新员工，您想知道他们是否看到了您的入职说明，或者您想知道您的老板是否看到了您上周向她发送的报告。
- 集中式知识存储库：某些文档协作工具包括将文件组织到可搜索的库中的选项，从而更容易管理团队的集体知识。
无需进一步的 ado，让我们跳入最佳文档协作工具。
最佳文档协作软件
帮助汁
最适合： 希望在一个集中的可搜索集线器中同时管理内部和面向客户端的信息的团队。
严格地说，帮助选择不仅仅是一个文档协作工具。这是一个成熟的知识库，使您能够快速捕获、存储和与团队或客户共享信息。
在文档协作方面，Helpjuice 提供了一个干净简单的界面，让您快速创建文档并共同编辑它们，同时跟踪以前的版本。这四个访问级别让您完全控制谁看到您的内容-您可以在线发布，内部共享，生成通用共享URL或邀请特定人员。
亮点：
- 允许多个作者处理单篇文章，并记录每个修订。
- 将产品文档发布到现代在线门户中。
- 创建具有最佳实践、提示和登机文档的内部知识库。
- 跟踪统计——你最受欢迎的内容是什么？内容差距在哪里？
- 类似谷歌的搜索可以帮助您快速找到信息。
品牌折叠器
最适合： 企业级营销和创意团队。
Brandfolder 使公司能够从单一的安全位置管理、分配和分析其所有数字和品牌资产（任何文件类型）。该平台被一些世界上最知名的品牌用于管理其所有数字资产，包括 Slack、万事达卡、三联商社和克罗格。
亮点：
- 用户在需要资产时找到所需资产的直观方式。
- 强大的隐私控制和用户级别权限。
- 专有的人工智能和ML技术，使您能够看到谁在使用您的资产，他们在哪里使用，以及什么是性能最高的。
- 与营销和创意团队每天使用的工具进行数十次整合
谷歌文档
最适合： 想要具有出色格式化功能的基于云的文字处理器的团队。
作为 Google Drive 套件的一部分，Google 文档类似于桌面文字处理器，但是，不要指望此工具会取代微软 Word 和开放式文员等软件。
您可以以流行的格式（如 DOCX）导入和导出现有文档，或在 Google 文档中创建新的文档。该平台有一套相当令人印象深刻的编辑和格式化选项和共享文档是很容易的-你可以邀请合作者通过电子邮件或共享链接。
亮点：
- 以各种格式上传和导出文件，如 DOCX、PDF 甚至 EPUB
- 更改后，文档将立即自动保存
- 为您自动创建版本
- 共享文档很容易，但您也可以将其保密
- 丰富的格式设置选项集
佐霍工作驱动
最适合：在大量文件上确保跨团队协作。
Zoho 工作驱动是一个在线平台，用于在团队成员之间共享和共同编辑文件。得益于其团队文件夹功能，您可以组织大量文件，并使用 Zoho 的办公室套件编辑器与您的团队合作。
佐霍的超级大国在于其全方位的安全。得益于角色管理、管理员控制和工作空间管理等功能，您可以获得每个文件的颗粒式访问控制。与许多类似的解决方案不同，Zoho 工作驱动为您的文件提供端到端加密。
亮点：
- 文档可以轻松地组织在文件夹和工作区中
- 传输中的文件使用完美前瞻保密加密
- 其余文件使用 256 位加密算法进行保护
- 详细的权限管理允许您决定谁应该访问数据
- 创建自动过期的链接
纸萤石
最适合： 销售和营销团队，希望跟踪他们的资产表现如何。
花费数小时创建引人注目的销售抵押品， 工艺说服电子邮件， 点击发送...交叉你的手指。这就是营销人员和销售代表在纸萤石等工具存在之前的工作方式。
Paperflite 是一个文档管理和协作平台，可帮助销售和营销团队组织、分发和共享其内容。此工具将所有内容存储在一个集中的可搜索集线器中，该集线器始终是最新的。您可以跟踪关键指标，如视图、下载、共享，甚至平均查看时间。
亮点：
- 与其他数据分析工具集成
- 分析非常详细，您甚至可以看到您潜在客户或客户参与最多的文档的哪一部分
- 为每个客户创建个性化的着陆页
- 需要电子邮件下载您的内容
- 用标签和类别组织您的资产
下拉框纸
最适合： 希望使用简单易用文档编辑工具的集中式工作空间的公司。
如果您正在寻找一个无褶皱文档编辑工具，则 Dropbox 纸张可能是要走的路。类似于我们已经审查的一些服务，Dropbox 纸张允许您添加丰富的媒体和代码从 29 个第三方服务，如 Youtube， 声音云， Vimeo， 和谷歌地图.请记住，虽然，你没有那么多的格式选项，在谷歌文档。
在分享方面，您只需邀请您的团队成员。您可以与其他人共享特定文档或整个文件夹。还有一个简单的任务管理界面，允许您分配要执行任务。
亮点：
- 界面干净简单
- 从 29+ 服务中添加丰富的媒体
- 当您插入多个图像时，平台将将它们排列到图库网格中
- 嵌入代码（对开发人员有用）
- 生成一个内容表，便于导航
文件阶段
最适合： 想要在一个地方管理其整个内容审查过程的团队。
文件阶段帮助团队以简单而有力的方式管理反馈。此文档协作工具允许您查看视频、图像、PDF、文档，甚至网站设计。
Filestage 最显著的功能是能够在文件中的精确点单击并留下反馈，例如对图像的特定区域或音频文件中的特定时间进行评论。这使得该平台对创意团队非常有帮助。
亮点：
- 您的文件通过 AES 256 位加密进行保护。
- 您可以使用自己的品牌
- 由于安全共享链接，客户可以在不注册的情况下查看文件
- 仪表板允许您跟踪项目进度
- 系统保存所有文档版本和评论的记录
通过帮助将您的文档转换为公司知识
这几乎是21世纪的第二个十年。对于我们拥有的所有基于云的系统，查找文档并协作它应该是一个没有头脑的系统。
除此之外，大多数时候，情况并非如此。
问题是，将文档上传到云并不能使协作更加容易。它只是使它更容易访问的文件，如果你知道在哪里看。。。
我们可以帮助您结束这种在线文档的疯狂。
您的文件是公司知识的一部分。Helpjuice 可让您将这些知识组织成一个单一的、可搜索的在线门户。您可以按类别或标签浏览，而不是尝试破译十几个文件夹的名称。您可以使用我们的 Google 样搜索，立即向您显示最相关的结果，而不是努力猜测确切的文件名称并将其键入搜索框。
如果您想将文档转化为知识并使协作变得简单，您可以免费尝试我们。