虽然许多企业都意识到建立面向客户的知识库的好处，以及它能带来多大好处，但鲜为人知的是，内部知识库可以显著增强您的运营效率。
想想员工为了回答同事的问题而花在中断工作上的时间。您可能定期与新员工交谈，并解释您以前已经解释过的话题。
与这些人交谈可能相对有趣，而且你从未有过两次完全相同的对话，但如果你把事情发生的时间加起来，并想到所有新员工在公司开始工作时必须交谈，时间就会很快累积起来。此外，一遍又一遍地进行这些对话并不有效。
如果一个有重要知识的人离开你的公司呢？然后没有人回答最重要的问题。
内部知识库可以成为员工支持系统的关键部分，以使这种知识共享更加高效和简化。
内部知识库的重要性
建立内部知识库可以节省公司时间，时间等于金钱。员工只需在几秒钟内搜索您的知识库，而不是花时间试图找到回答问题的合适人。
知识库还将提高生产率。据麦肯锡称，员工20%的时间花在杂乱的收件箱、杂乱的存储库和同事的大脑中搜索信息。
每次员工为了搜索而不得不放弃任务时，他们的注意力就会中断，当他们回到任务时，他们必须从头开始。一个集中所有信息的知识库将使员工更容易找到他们需要的东西。
提供内部知识库也将提高员工的参与度。向所有员工提供公司知识表明，您的组织重视透明度，并培养信任感。员工们很感激能随时了解情况，当他们看到其他部门在做什么时，组织的成功将产生更大的利害关系。
内部知识库还可以防止知识丢失。员工可能会因不同原因离开组织，您可能会失去员工在公司期间获得的所有知识。然后，对于被留守的员工来说，解决问题就成了一个问题。知识库使员工能够围绕他们完成的项目、回答的问题和他们开发的协议创建文档。
如何实现内部知识库
内部知识库不是“设置它然后忘记它”的运行模式。你投入的精力越多，收获的回报就越多。这是一个正在进行的项目，需要不断更新。
1.考虑包括哪些信息
实现内部知识库的第一步是考虑包含哪些内容。你应该提供你认为你的员工可能需要的一切，同时避免过度的倾向。
制定计划，涵盖您希望包含在知识库中的所有内容。检查公司的工作流程，与尽可能多的员工交谈，并确定关键流程。记下与您的流程相关的常见问题、问题和耗时活动。
将您的列表分解为最重要的信息。这可能包括员工联系信息、公司指南、任务和项目程序或最佳做法。
考虑哪些信息已经存在，以及您是否可以将信息重新用于内部知识库。
2.选择最好的知识库软件
您需要一个专门的知识库软件解决方案——有许多附加知识库随附服务台软件，这些软件在这里无关紧要。您将能够设置流线型工作流程并使用相关功能。例如，您将能够构建一个需要登录才能访问的私人知识库。您不希望整个世界都能访问您的公司信息。
我们可以推荐自己的产品Bakllib作为内部知识库。
您可以创建类别和文章，自定义主页，并与流行的应用程序集成。以下是一些关键功能：
- 使用人工智能驱动的搜索引擎搜索整个知识库，而不仅仅是文章标题，该搜索引擎以毫秒为单位返回上下文结果。
- 您可以轻松定制知识库，以适应公司的品牌。
- 导航帮助读者可视化知识库的完整结构，帮助他们轻松地从一个类别转移到另一个类别。
- 允许读者使用单点登录进行登录操作，以便方便快捷地访问。
3.构建您的内部知识库
您的知识库的结构取决于其目的。如果你一开始就把结构搞好，它会节省你的时间，提高你的生产力。
将您的文章安排成反映知识库内容的部分。您可能正在将您的知识库用作公司手册，告诉员工他们需要了解的关于您的政策和准则的一切。您将把内容分类为带薪病假、休息日、绩效考核时间表等部分。
尝试不同的布局和组织知识库的方法。像Baklib这样的知识库软件可以轻松拖放类别，因此您永远不会被限制在一个迭代中。
4.编写自己的内部知识库内容
一些技术写作经验在这里非常有用，因为您正在为员工编写文档。
确保你的文章非常短——你不想用本可以浓缩的长篇内容来烦烦你的受众。你的目的是为你的员工节省时间。
将最重要的信息放在文章的顶部，然后就可以在下面找到额外的细节。您的知识库文章应遵循相同的格式，以便内容保持一致。
不要让你的内容阅读水平太高——除了需要包含的业务特定词汇。像Hemingway这样的工具可以帮助你做到这一点。保持句子清晰切中要害。让你的文章如此直接，以至于没有人能误解你的意思。
确保你的每篇文章都指导你的员工得出一个可操作的结论。当你应该直截了当时，不要因为用很多额外的细节来解释事情而分散注意力。
5.收集内部知识库的反馈
如果您已经按照这些步骤操作，那么您应该能够为您的员工创建一个节省时间的内部知识库。然而，凭借世界上最好的意愿，一些内容仍然可能令人困惑，遗漏重要信息，或以错误的方式使用。
这就是用户反馈的来源。为您的员工提供一种评论和反馈知识库的方式。
Baklib包含一个内置的反馈系统，用户可以在这里对文章的有用性进行评分，也可以留下评论。鼓励您的员工使用这些系统对知识库本身提供反馈。
定期向您知识库的用户发送调查。询问他们使用该系统的经验，以及他们认为有帮助或令人困惑的部分。
如果可能，允许用户直接访问知识库内容管理系统，以便他们可以直接评论文章，甚至进行自己的编辑。
6.更新和维护您的内部知识库
随着您的业务变化，您的内部知识库也将发生变化。你不能一次创建它，并期望它永远保持相关性。
理想情况下，您应该每个季度进行知识库审查，以检查哪些内容需要更新。如果您同时发现内容表现不佳，请采取措施纠正错误。
每次有变化，就去知识库的相关文章进行更新。如果没有文章，那么现在是创建文章的好时机。
维护知识库不必落在一个人的肩上。尽量让公司尽可能多的人参与知识库的维护。
最后的话
高效清晰的沟通是经营企业的重要组成部分。通过创建一个有用和有用的内部知识库，有助于提高沟通效率，并使员工获得他们迫切需要的信息。
在知识库之旅中，请务必遵循以下提示：
- 考虑包括哪些信息
- 选择最好的知识库软件
- 构建您的内部知识库
- 编写自己的内部知识库内容
- 收集内部知识库的反馈
- 更新和维护您的内部知识库