企业维基VS知识库-SaaS业务指南

企业通常非常有兴趣保存自己的知识，以造福当前和未来的员工。提高员工参与度和进行知识管理意味着您可能正在研究企业维基软件。了解一些密切相关的软件类型之间的区别很重要。在行业内，企业wiki软件其实和内部知识库软件是不一样的，原因我们在本文正文中深入探讨。未能共享知识的公司在生产力方面面临巨大瓶颈——财富500强公司因未能共享知识而每年至少损失315亿美元，因此公司采取知识管理举措很重要。为了使这些举措正常工作，您需要正确的软件。金赛咨询服务总裁卡罗尔·金赛·戈曼说：“知识管理就是变革管理，如果你不了解人们的观点，世界上所有的战略和技术都意义不大。”

维基最著名的例子之一是维基百科，它在MediaWiki上运行。维基百科的内容可以由任何拥有网页浏览器和能够使用简化标记语言编写的人创建。Wiki 软件没有集中的团队负责内容，而是从大量参与者那里众包。维基是民主的，因为任何人都可以使用它们。它们通常使用开源模型开发——代码可供任何人免费查看和处理，并且通常可供公司免费安装在自己的服务器上使用。企业维基要求员工合作，以制作大量内容，更广泛地分享公司的知识。

知识库最简单的定义是一个在线存储库，您可以集中存储信息。它可以包含任何类型的知识，从部门、主题或项目不等。内部知识库旨在汇集业务中最重要的知识——这些内容通常由一组选定的贡献者策划，他们与行业专家合作，以找到正确的知识。与随着内容的添加而有机增长的维基相比，知识库提供了更多构建和逻辑组织内容的方法。知识库的前端是专门为用户体验设计的，因此界面易于用户导航。

维基有很多方法可以改进您的操作。我们现在就去了解它们。维基可以通过鼓励团队在内容上进行协作来提高员工参与度。他们拥有更强的共享和知识转让能力，当团队需要与其他部门负责的项目和倡议相关的信息时，他们可以更好地相互协作。分享知识，提高35%的生产力。

维基可以帮助您增加新员工，让他们访问比其他人更多的信息。53%的人力资源专业人士表示，在增强入职培训后，员工参与度有所改善。由于培训不足，新员工平均浪费多达200个工作时间，因此正确处理招聘流程的这一部分很重要。更好的掌握公司知识是您知识管理战略的重要组成部分。每次员工离开你的公司，他们都会掌握重要的知识。维基鼓励您的员工记录他们的知识，以便即使他们不留在工作岗位上，知识也始终可用。您的维基是真相的唯一来源，这样员工就不会总是四处寻找他们完成工作所需的知识。

拥有正确知识的员工比没有正确知识的员工更有可能留在工作岗位上。维基通过众包内容和生成任何人都可以使用的信息存储库来减少员工流失。较好的知识管理有可能每年节省高达600万美元的业务资金。

维基和知识库相似之处在于，它们都旨在为用户捕获和整理大量信息。知识库内容由一组专门的作家集中创建，而您的企业维基则随着来自每个员工的众包内容而有机增长。任何用户都可以为您的企业维基做出贡献，而知识库内容创建者需要登录凭据。将您的知识库视为只读，并明确区分作者和读者。知识库软件遵循内容策略，并具有信息架构。知识库的作者背后有一个核心策略，他们定期审查和修订已经存在很长时间的内容。相比之下，维基是根据每个员工的突发奇想更新的，您可能并不总是收集您需要的信息。维基的问题在于它们不遵循逻辑结构，最终可能会变得杂乱无章。寻找内容的用户必须阅读许多的无关文章，才能找到他们正在寻找的内容。我们现在将研究维基软件的一些缺点。

维基通常具有执行不力甚至不存在的搜索功能。我们生活在谷歌的时代，每个人都希望能够输入他们的搜索词，并一键找到他们想要的内容。缺乏搜索会严重损害员工对公司知识的参与。员工就像你所知道的客户。它应该很容易找到，这样员工才能成为你知识的消费者。知识库具有强大的搜索功能，因此员工在检索信息上花费的时间更少。

员工需要学习标记语言才能编辑维基上的内容——这对一些员工来说是一个他们可能无法跨越的障碍。这种进入障碍意味着您的内容不太可能保持最新状态，在某些地方，您最终将没有任何内容。知识库内容配有所见即所得编辑器，因此任何知道如何使用Microsoft Word或社交媒体平台的人都会发现创建和编辑内容很容易。即使是非技术团队成员也会以快速简便的方式快乐地创建内容。

由于任何人都可以访问和编辑您的内容，这通常会导致您的维基之间存在许多不一致。不准确之处不会被标记，如果没有人考虑添加它，您可能会错过一些内容。没有集中的知识策略，最终结果可能会令人失望。知识库软件在编辑角色方面是灵活的。您可以为作家、编辑和出版商定义角色，以便您可以控制内容的生成方式。用户可以通过相互评论和标记来协作内容，让知识库成为一项团队真正努力协作的成果。

维基的问题在于没有真正的结构，当你招聘新员工时，它可能会势不可挡。维基对有时间浏览内容的人有好处，但对那些只需要跟上速度的员工来说不是那么有用。您需要能够轻松地引导员工访问正确的内容，在某些情况下限制他们的访问权限。但维基不允许设置访问限制。

企业维基的每个用户都可以访问每一条内容，并且无法创建不同的用户类型。每个人都可以获得信息，不可能创建私人维基。您可能要使用不同的平台来创建公共和私人信息，这导致内容管理更加困难，并在维基上花费更多时间。

如果你不小心，你最终可能会得到一个没人使用的维基。它旨在分享知识和吸引员工，但现在它变成了浪费金钱。企业维基没有很多定制选项，因此您可能有一个看起来有点过时的平台。相比之下，知识库具有广泛的定制服务，前端站点是UX优化的，视觉上有吸引力。用户不需要任何特殊的技术知识来发布吸引用户的漂亮内容。SaaS知识库软件由供应商托管，因此您不需要维护自己的服务器。它还附带了互补的人工客服，因此您可以就知识库中的任何技术问题获得帮助。在知识库软件中，您可以访问后端分析，在那里您可以查看员工正在寻找的搜索词。您可以确定哪些文章最受欢迎，并从员工那里收集他们认为有用的数据。企业维基一开始似乎很有吸引力，因为初始内容投资比知识库要少。员工应该为你的维基做出有机贡献，然后自己成长。事实上，如果没有实质性的内容监督，维基很难管理，并且可能最终陷入无法管理的混乱结局。

起初，维基可能看起来是一个不错的选择，但现实是它们可能很难管理。另一方面，知识库旨在易于使用，并且比维基更具有针对性。无论您选择哪种选项，您都需要制定适当的知识管理策略，以确保您可以收集相关内容。对于有根深蒂固文化问题的公司来说，维基或知识库不是最快速的修复方法，但它确实能够在您的知识共享计划中发挥重大作用。