用户手册是详细描述软件的功能、性能和用户界面，使用户了解如何使用该软件。
一. 格式
下面列举几个在编写文档中需要注意的地方
1. 页眉：注意增加公司的资料，如果是内部资料，可以写上：内部资料，保密。
2. 页脚：非正文部分使用I，II，III，IV等作为页码，从第一章的正文开始使用1，2，3，4.....等页码，页码号居中。
3. 大小标题都要统一格式，最好使用word自带的“样式集“来进行编写，避免后面重复修改的麻烦，使用小四字体。
4. 功能类似的部分，要统一表述方式，不要相差太多。
5. 正文统一使用5号字体，宋体，英文使用Times New Roman字体，行的前后行距要一样，比如1.25倍行距，不要有些地方间距很大，有些地方又很小。
6. 日期的格式要一致，比如统一为：2014-04-16或者2014.04.16或者2014年4月16日，在整个文档中，应该只出现其中一种日期格式。
7. 分级描述时要使用word的编号库，而且不同分级之间要注意缩进量。使用编号库的目的在于避免这个文档在其他人的电脑上出现不同大小的缩进量，导致文档看着混乱。
一级标题：标题序号为”一‘
二级标题：标题序号为“（一）”
三级标题：标题序号为“1.”
四级标题：标题序号为"（1）"
五级标题：标题序号为“1”（圆圈里有个1）
8. 分级描述时，注意统一使用分号或句号进行结尾。
9. 如果是注意事项，要统一加粗，加亮。
10. 图表编号要连续，如图1，图2等，表1，表2等，图的编号要放图的正下方，表的编号要放表的上方。
11. 功能大致相同的地方，可以说明操作步骤一样以及其中稍微不同的地方，请用户参考某个章节使用，避免重复而累赘的说明。
12. 如果在某个版本软件的功能发生了改变，应该注明：***软件版本开始增加(或删除)**功能/***以前的版本可能会存在**差异，如此一来，用户就算拿着不同版本的软件都可以参考此使用手册。
二. 内容
下面描述用户手册的内容（博客园---”邦邦酱好“）
第 I 页：
大大的字体写明是本文档是什么软件的用户手册，并注明当前文档的版本号。
第 II 页：
1. 修订历史记录：
分别要说明以下几项：版本号，修订日期，修订内容，修订人（最好使用表格，统一表述方式）
2. 关于版本号：一般文档的初始版本为1.0，如果下次软件有修改，需要同时在用户手册中增加相关的说明，那版本号依次变为1.1,1.2,1.3.....如果软件有重大的改变，那就将文档版本升级为2.0。
第 III 页：
目录，使用word自带功能插入此目录，使用超链接，注意每次文档修改完毕，更新一次目录，避免标题内容或者页码与正文的不一致。
第 1 页：
正文开始~
第一章：引言或简介
（一）编写目的：说明编写本手册的目的，指明读者对象。
如： 1.告知**软件的使用者，**软件所提供的功能；
2.如何正确地使用这些功能来完成***工作；
（二）项目背景：说明项目的来源，委托单位，开发单位及主管部门。
（三）手册的范围：说明软件的使用范围，使用者范围，软件的版本，简要介绍手册各章节的内容。
（四）名词定义：列举出手册中用到的专门术语的定义及缩写词的原意。
（五）参考资料：包括项目的计划任务书，合同或批文；项目开发计划；需求规格说明书；概要设计说明书；详细设计说明书；测试计划；手册中引用的其他资料、采用的软件工程标准或软件工程规范。列出这些资料的作者，标题，编号，发表日期，出版单位或资料来源。
第二章：软件概述
（一）软件说明：
软件的功能描述，使用过程中要注意的问题，包括数据的精确度（包括输入输出及处理数据的精度），时间特性（如响应时间，处理时间，数据传输时间等），灵活性（在操作方式，运行环境需要做某些变更时软件的适应能力）。
（二）运行环境：
1. 硬件：软件运行时所需的硬件最小配置，如主存容量，输入输出设备等。
2. 支持软件：操作系统全称及版本号，语言编译系统的名称及版本号，数据库管理系统的名称及版本号，其他必要支持。
（三）使用说明：
1. 安装及初始化：表明安装完成的测试实例及安装所需的软件开发工具等等。
2. 运行步骤：按顺序说明每种运行的步骤，应包括运行控制；操作信息（运行目的，操作要求，启动方法，预计运行时间，操作命令格式及说明，其他事项）；输入输出文件，启动或回复过程。
3. 常规过程：提供应急或非常规操作的必要信息及操作步骤，如出错处理操作、向后备系统切换操作以及维护人员须知的操作和注意事项。
4. 操作命令一览表：按字母顺序逐个列出全部操作命令的格式、功能及参数说明。
5. 程序文件(或命令文件)和数据文件一览表：按文件名字母顺序或按功能与模块分类顺序逐个列出文件名称、标识符及说明。
6. 用户操作举例。
（四）软件界面布局
介绍软件启动时的界面，进入某个功能后的界面。截图并标出各个部分的序号，并在下面简要说明各个部分的用途。
第三章：基本操作及功能介绍
分点，详细地介绍软件的各个功能，内容包括：
功能点简述：
1. 软件截图（要介绍的那个部分）；
2. 软件使用步骤：操作步骤，输入，输出；
3. 软件使用注意（加粗加亮表示）；
注意做到有条理，顺序地说明，不要让用户看得一头雾水，本来简简单单的软件如果被说得复杂难懂，这样的用户手册是不过关的。